V dnešním videu si ukážeme něco trochu zábavného a na zpestření nudné práce v Excelu. Ukážeme si, jak můžeme v Excelu vytvořit úkolníček neboli tzv. to do list. Cílem bude k seznamu úkolů přiřadit zaškrtávací políčka, navázat na tato políčka funkce, která nám budou počítat hotové nebo nehotové úkolů, grafy a zajistit, že se hotový úkol přeškrtne nebo zmizí z listu úkolů k dokončení. Toto je skvělé video pro všechny Excelové nadšence, kteří si vedou statistiku o dokončených a rozpracovaných úkolech nebo projektech v Excelu.
Excelový soubor ke stažení:
V příkladu máme seznam několik úkolů a datumy, do kdy mají být úkoly splněné. Za jednotlivé úkoly máme v tabulce ještě definovanou odměnu. Naším cílem je ve sloupci Stav vytvořit zaškrtávací políčka, pomocí kterých budeme určovat, zda je úkol dokončený nebo ne. A na základě toho provedeme výpočty, graf dokončení a nakonec tabulku, ve které budou vidět pouze nedokončené úkoly. Tabulka, ve které úkoly vedeme je ve formátu excelové tabulky a je pojmenována jako Data.
Začneme tím, že do sloupce Stav vložíme zaškrtávací políčka, která jsou dostupná ve verzích Excelu 365. Nejprve označíme sloupec, kam chceme políčka vložit. Zaškrtávací políčka najdeme na kartě Vložení. Na rozdíl od zaškrtávacích políček ve Vývojáři nemusíme tato políčka do buněk kreslit, ale políčka se vloží do všech označených buněk a zarovnají se na střed.
Zaškrtávací políčka můžete ovládat buď tak, že na ně jednoduše kliknete myší nebo použijete mezerník. To znamená, že kliknete do buňky s políčkem a jedním stiskem mezerníku políčko zaškrtnete a druhým stiskem mezerníku ho zase odškrtnete.
Když se políčko zaškrtne, tak v příkazovém řádku vidíte PRAVDU a když najedete na políčko, které není zaškrtnuté, tak v příkazovém řádku vidíte NEPRAVDU. To je klíčové pro použití políček ve funkcích a výpočtech.
Zaškrtávací políčka můžeme formátovat. U zaškrtávacích políček můžete měnit třeba barvu a to jednoduše tak, že je označíte a změníte barvu fontu písma z karty Domů. Tím se změní barva u všech zaškrtávacích políček.
Nebo můžete barvu políčka navázat na podmíněné formátování. Řekněme, políčka mají zezelenat, když je zaškrtneme. Použijeme podmíněné formátování. Označíme sloupec s políčky a na kartě Domů vybereme Podmíněné formátování a Nové pravidlo a formátovat pomocí vzorce. Vzorec je, pokud se první políčko s políčkem, které bude zafixované pro sloupec, rovná pravdě, tak že se má font písma změnit na zeleno.
Po potvrzení se zaškrtnutá políčka změní na zelenou barvu a ostatní políčka zůstanou v původní barvě.
Nebo chceme, aby se zaškrtnutý úkol přeškrtnul? Opět můžeme políčko navázat na podmíněné formátování. Podmínka bude stejná, akorát že tentokrát vybereme sloupce Úkol, Datum dokončení a Odměna, což jsou sloupce, které chceme přeškrtnout.
Po potvrzení se zaškrtnuté úkoly přeškrtnou.
Na zaškrtávací políčka můžeme navázat i funkce. Řekněme, že chceme spočítat, kolik procent úkolů je dokončených. Použijeme funkci COUNTIFS, pomocí které spočítáme, kolik políček je zaškrtnutých. A abychom získali procentuální vyjádření, tak funkci COUNTIFS vydělíme celkovým počtem úkolů, které získáme pomocí funkce POČET2 neboli funkce COUNTA.
Procento nedokončených úkolů získáme, když od jedničky odečteme procento dokončených úkolů.
Progres dokončených úkolů můžeme zobrazit i v grafu. Vhodný je třeba 100% skládaný pruhový graf. Který vhodně zformátujeme.
A co kdybychom chtěli na základě políček spočítat, kolik si už můžeme vyfakturovat za dokončené úkoly? Použijeme funkci SUMIFS. Pomocí této funkce spočítáme, kolik pravd (zaškrtnutých políček) máme ve sloupci a podle toho sečteme odměny.
Nakonec ještě vytvoříme tabulku, kde chceme zobrazit ze zdrojové tabulky pouze nedokončené úkoly. A k tomu použijeme funkci FILTER. Ve funkci FILTER označíme sloupce, které chceme vrátit do tabulky a jako logickou podmínku použijeme, že políčka se nemají rovnat pravdě, čímž zajistíme, že se zobrazí pouze úkoly, u nichž nemáme políčko zaškrtnuté.
Tabulku nakonec můžeme seřadit pomocí funkce SORT, a to třeba podle datumu dokončení.
Jelikož máme tabulku s úkoly ve formátu excelové tabulky, tak pokud do tabulky přidáme nový úkol, tak se políčko automaticky v excelové tabulce přidá.
