V dnešním videu navážeme na jedno z předchozích videí publikovaných na kanálu Akademie Excelu, kde jsme si ukazovali několik různých způsobů, jak vytvořit závislé rozbalovací seznamy. V tomto videu jsme si ukazovali, jak vytvořit závislý rozbalovací seznam pomocí pojmenovaných oblastí, pomocí funkce KDYŽ a pomocí funkce POSUN. V dnešním videu na toto video navážeme a ukážeme si, jak závislé rozbalovací seznamy můžete vytvořit, pokud máte k dispozici funkci FILTER, tedy předplatitelé Microsoft 365 a Office 2021 a mladší. Tedy mnohem jednodušší způsob. A ti z vás, kdo k funkci FILTER nemají přístup najdou odkaz na předchozí video v popisku tohoto videa.
Pro členy Akademie Excelu máme i navazující video, kde si ukážeme 3 způsoby, jak vyresetovat závislé rozbalovací seznamy.
Exceový soubor ke stažení:
Tvorba závislého rozbalovacího seznamu pomocí funkce FILTER je velmi jednoduchá. V příkladu máme seznam států rozdělené podle kontinentů. Vedle máme dva rozbalovací seznamy, v prvním máme klasický rozbalovací seznam, ze kterého si můžeme vybrat kontinent. Ve druhém rozbalovacím seznamu chceme, aby se nám zobrazili státy, které patří pod vybraný kontinent. Pro vyfiltrování správných států použijeme funkci FILTER.
Funkci FILTER vytvoříme v pomocné buňce. Začneme s funkcí FILTER, kde nejprve označíme pole, které chceme filtrovat, což jsou státy, takže označíme celou oblast se státy. A následuje logická podmínka, naše logická podmínka je, že se kontinent musí rovnat vybranému kontinentu v rozbalovacím seznamu. To je celá funkce FILTER. Funkci ukončíme a potvrdíme a funkce FILTER vrátí vybrané státy podle kontinentu. Zkusíme změnit kontinent v rozbalovacím seznamu a tím se změní i státy z funkce FILTER.
Nicméně, jelikož máme u každého kontinentu jiný počet států, a ve funkci FILTER jsme označili celé pole, včetně volných buněk, tak se nám v seznamu objevují i tyto nuly. Těch se zbavíme pomocí nové funkce OŘÍZNOUTOBLAST neboli TRIMRANGE. Funkci FILTER zabalíme do funkce OŘÍZNOUTOBLAST a funkci potvrdíme. Funkce OŘÍZNOUTOBLAST odstraní všechny nadbytečné řádky a zůstane pouze seznam států. Zkusíme změnit výběr v rozbalovacím seznamu, a filtr bude reagovat a navíc se nebudou zobrazovat prázdné řádky v seznamu.
Tuto funkci nemůžeme použít v rozbalovacím seznamu. Ale můžeme se na ni teď odkázat v rozbalovacím seznamu. Než si to ale ukážeme, tak si ještě ukážeme, jak se můžete nadbytečných řádků zbavit, když nemáte přístup k funkci OŘÍZNOUTOBLAST. V takovém případě bychom použili druhou funkci FILTER. První funkci FILTER bychom zabalili do funkce FILTER, kde polem je první funkce FILTER a jako logickou podmínku použijeme funkci FILTER, která se nesmí rovnat nule. To je celá funkce FILTER, která nám zajistí filtr seznamu bez nadbytečných řádků. Funkci potvrdíme a máme druhou možnost, jak seznamu docílit.
Teď když máme seznam, který může být zdrojem rozbalovacího seznamu, tak klikneme do buňky, kam chceme rozbalovací seznam vložit a na kartě Data vybereme Ověření dat, kde v nabídce vybereme seznam. A v odkazu napíšeme rovná se a odkážeme se na první buňku seznamu a za něj napíšeme křížek. Tím zajistíme, že se vždy v seznamu zobrazí všechny položky. Potvrdíme seznam a zkusíme, zda vše funguje. Zkusíme změnit kontinent a klikneme do seznamu a máme zde správné státy. Změníme znovu rozbalovací seznam a druhý seznam se opět přizpůsobí.
A takto jednoduše můžete pomocí funkce FILTER vytvořit závislý rozbalovací seznam v Excelu. Problémem závislých rozbalovacích seznamů je ovšem to, že pokud změníme výběr v prvním seznamu, tak nám ve druhém seznamu, pokud do něho neklikneme, zůstane původní výběr, a tedy nesprávná kombinace. To, jak závislé rozbalovací seznamy vyresetovat si ukážeme v navazujícím videu určeném pro členy Akademie Excelu – Jak jednoduše vyresetovat závislé rozbalovací seznamy – 3 způsoby.
