Triky a tipy vám v Excelu usnadní vaší každodenní práci. V dnešním videu jsem dala dohromady celkem 15 triků a tipů, které by vám měly usnadnit, zrychlit a zefektivnit vaše úkoly v Excelu. Podívejte se rovněž na videa o 12 chybách v Excelu, kterých se musíme vyvarovat a 20 triků s excelovými grafy, které zná každý profesionál v Excelu.
1. Kopírování formátu
Pro přenesení formátu z jedné buňky na druhou můžete použít tlačítko Kopírovat formát, které najdete na liště excelového sešitu pod záložkou Schránka. Označte si buňku, kterou máte naformátovanou dle vašich představ, klikněte na Kopírovat formát a následně označte buňku nebo buňky, na které chcete formát přenést.
2. Odstranění duplicit
Ze seznamu, ve kterém se vyskytují duplicity uděláme jedinečný seznam hodnot tak, že si seznam s duplicitními položkami označíme, zkopírujeme a vložíme tento seznam tam, kde chceme mít jedinečný seznam hodnot. V našem příkladu do buňky C4. Po vložení seznamu hodnot necháme hodnoty označené a klikneme v horní liště excelového sešitu na záložku Data, kde pod záložkou Datové nástroje vybereme možnost Odstranit duplicity. Ve vyskakovacím okně potvrdíme výběr a Excel ze seznamu odstraní duplicitní záznamy a nechá pouze jedinečný seznam hodnot.
3. Vložit jako hodnoty
Pokud potřebujete z buněk zkopírovat pouze hodnoty, nikoliv vzorce, tak k tomu použijete možnost Kopírovat jinak. Ve sloupci Marže (C4:C19) máme jednoduchý vzorec na výpočet marže. Do sloupce F4:F19 chceme tyto hodnoty zkopírovat pouze jako hodnoty. Označíme tedy hodnoty, které chceme kopírovat (C4:C19), zkopírujeme je a klikneme pravým tlačítkem myši do první buňky, kde chceme mít zkopírované hodnoty (F4). Pod záložkou Možnosti vložení vybereme možnost Hodnoty. Tím se zkopírují pouze hodnoty bez vzorců.
4. Jak rychle přičítat/odčítat hodnoty
Pokud potřebujete k číslům v Excelu rychle přičíst stejnou hodnotu, tak to buď můžete udělat pomocí pomocného sloupce, ve kterém ke každé hodnotě přičtete toto číslo. Nebo můžete použít trik s funkcí Vložit jinak. Označte si číslo, které chcete k ostatním číslům přičíst, v našem případě chceme k hodnotám ve sloupci Cena přičíst hodnotu z buňky E3. Hodnotu E3 zkopírujeme a označíme hodnoty, ke kterým toto číslo chcete přičíst (B4:B19). Zmáčkněte pravé tlačítko myši a vyberte Vložit jinak. Ve vyskakovacím okně vyberte pod záložkou Operace možnost Přičíst. Vybraná hodnota se tímto přičte ke všem označeným hodnotám. Stejným způsobem můžete i odečítat, násobit nebo dělit hodnoty.
Jak rychle změnit formát na procenta
Trik s funkcí Vložit jinak můžete použít i pro rychlou změnu formátu čísla na procenta. Pokud máte v buňkách čísla v obecném formátu a změníte u nich formát na procenta, tak se k těmto číslům přidají dvě nuly, takže se z čísla 20 stane 2000%. To většinou není to, co potřebujeme. Většinou potřebujeme, aby se z čísla 20 stalo 20%. Pro rychlou změnu obecných čísel na procenta si někde vedle tabulky napište 1% (U3). Tuto buňku s jedním procentem označte, zkopírujte a následně označte hodnoty, které chcete změnit na procenta (R3:R19). Klikněte na tyto hodnoty pravým tlačítkem myši a vyberte Vložit jinak. Pod záložkou Operace vyberte Násobit. Tím, že všechna čísla vynásobíte tímto 1% se formát procent přenese bez toho, aby se vám k číslům přidaly zbytečné nuly.
5. Ukotvení příček
U rozsáhlých tabulek vám při práci pomůže možnost Ukotvit řádky a sloupce. Ukotvení najdeme na horní liště excelového sešitu pod záložkou Zobrazení. Zde najděte záložku Ukotvení příčky. Máte na výběr z několika možností. Můžete ukotvit pouze řádky, pouze sloupce a nebo sloupce i řádky. Pokud řádky nebo sloupce ukotvíte, tak při pohybu v excelovém sešitu dolu nebo do stran zůstanou vybrané sloupce a řádky viditelné. Pro uvolnění příček stačí vybrat na kartě Zobrazení možnost Ukotvit příčky a zde vybrat možnost Uvolnit příčky.
6. Najít a nahradit
Možnost najít a nahradit vám pomůže, pokud potřebujete najít, případně nahradit hodnoty v excelovém sešitu. Tuto možnost najdeme na horní liště excelového sešitu pod záložkou Domů a Úpravy. Pokud chceme najít nějakou hodnotu, stačí kliknout do excelového sešitu a na kartě Domů vybrat Najít a nahradit a vybrat možnost Najít. Nebo můžete použít klávesovou zkratku CTRL+F. Otevře se okno pro funkci Najít. Do pole Najít stačí zadat hledanou hodnotu, v našem případě hledáme slovo Jablko, a Excel najde první hodnotu, která odpovídá zadání. Pokud se takových hodnot vyskytuje v sešitu více, můžete využít tlačítka Najít další nebo Najít vše.
Pro nahrazení hodnot využijte možnosti Nahradit. Tuto možnost najdeme na stejné záložce v Najít a nahradit. Nebo můžete použít klávesovou zkratu CTRL+H. Opět stačí kliknout do excelového sešitu nebo označit hodnoty, které chcete nahrazovat a vybrat Nahradit. Do pole Najít napíšete původní název, v našem případě Produkt, a do pole Nahradit napíšete to, čím chcete původní hodnotu nahradit, v našem případě Jablko. Pokud chcete nahradit pouze jeden výraz, tak použijete tlačítko Nahradit. Pokud chcete nahradit všechny výskyty původní hodnoty, tak vyberete možnost Nahradit vše.
7. Formát více listů
Pokud máte v excelovém sešitu několik listů se stejnou strukturou dat, můžete všechny tyto listy formátovat najednou. Označte si všechny listy, které chcete formátovat. Pro výběr stačí označit myší první list, podržet tlačítko CTRL a myši označit zbývající listy. Když máte výběr hotový pusťte klávesu CTRL. Teď stačí zformátovat první list podle vašich potřeb. Můžete přidat text, změnit šířky sloupců, změnit barvy, změnit formát čísla, ohraničení, atd. Když jste s formátováním jednoho listu hotovi, stačí kliknout kamkoliv do listu a zkontrolovat ostatní list v Excelu. Všechny označené listy budou mít totožné formátování.
8. Rychlá analýza dat
Pro rychlou analýzu dat využijte možnost Rychlé analýzy dat. Označte si tabulku s daty, u kterých byste rádi provedli rychlou analýzu. V pravém dolním rohu se vám objeví ikona Rychlé analýzy dat. Nebo můžete využít klávesovou zkratku CTRL+Q. Otevře se vám okno Rychlé analýzy dat, kde si můžete vybrat grafy, podmíněné formátování nebo základní matematické operace.
9. Jak rychle vložit sekvenci čísel
Pokud v Excelu potřebujete doplnit číselnou řadu, řekněme od čísla 1 do 1 000, tak využijte možnosti rychlého doplnění sekvence. Do první buňky napište jedničku. Tuto buňku označte a na horní liště excelového sešitu pod záložkou Domů vyberte Vyplnit a možnost Řady. Pod záložko Řady tvoří vyberte, zda chcete čísla vyplnit v řádcích nebo sloupcích. Následně nastavte velikost kroku a konečnou hodnotu. Pokud bychom chtěli vyplnit číselnou řadu od čísla 1 do 1 000, tak bychom jako velikost kroku nastavili hodnotu 1 a jako konečnou hodnotu číslo 1 000. Potvrďte a doplní se vám číselná řada.
10. Řádky na sloupce a sloupce na řádky
V Excelu existuje několik možností, jak můžete řádky převést na sloupce a sloupce na řádky. Jendou z možností je statické zkopírování hodnot a využití možnosti Vložit jinak. Hodnoty, které chceme převést si označíme, zkopírujeme, klikneme do první buňky, kam chceme hodnoty převést a klikneme pravým tlačítkem myši a pod záložkou Možnosti vložení vybrat Transponovat. Tím se hodnoty přehodí z řádků na sloupce nebo ze sloupců na řádky. Další metodou je využít funkce TRANSPOZICE. Více o možnostech transponování v Excelu v článku Transpozice v Excelu – 5 způsobů, jak otočit řádky na sloupce a sloupce na řádky.
Pokud potřebujete tabulku spíše překlopit, tak se podívejte na video Jak překlopit tabulku v Excelu.
11. Rychlé vložení funkce SUMA
Pomocí klávesové zkratky ALT+= vložíte kamkoliv v excelovém sešitu automatickou funkci SUMA. Stačí kliknout pod sloupec hodnot do prázdné buňky, zmáčknout klávesovou kombinaci ALT+= a do buňky se vloží SUMA, která automaticky sečte hodnoty nad buňkou. To samé platí i pro řádky. Můžete dokonce označit celou tabulku hodnot, včetně řádku a sloupce, do kterých chcete doplnit funkci SUMA a použít stejnou klávesovou zkratku a funkce SUMA se doplní do celého řádku a sloupce. Pokud nechcete používat klávesovou zkratku, tak místo klávesové zkratky najdete možnost Automatické SUMY na liště Domů AutoSum.
Pro začátečníky doporučuji video Funkce SUMA pro začátečníky a pro pokročilé video Funkce SUMA – Triky pro profíky.
12. Odstranění prázdných buněk
Pokud potřebujete z tabulky hodnot odstranit prázdné buňky, tak využijte možnosti Přejít na jinak. Začneme tím, že označíme tabulku, ze které chceme prázdné buňky odstranit. Na horní liště v excelovém sešitu vybereme na kartě Domů možnost Najít a vybrat a možnost Přejit na – jinak (v angličtině Go to Special). Ve vyskakovacím okně vybereme možnost Prázdné buňky a potvrdíme. Tím se v tabulce označí pouze prázdné buňky. Pokud chceme tyto buňky odstranit, tak do jedné klikneme pravým tlačítkem a vybereme možnost Odstranit. Prázdné buňky se odstraní a nenulové hodnoty se posunou.
13. Doplnění hodnot do prázdných buněk
Pokud byste místo odstranění prázdných buněk v tabulce chtěli prázdné buňky nahradit nějakou hodnotou, tak je postup stejný, akorát místo toho abyste do označených prázdných buněk klikali a vybrali Odstranit, tak po označení prázdných buněk kliknete rovnou do příkazového řádku, do kterého napíšete hodnotu, kterou chcete prázdné buňky vyplnit a potvrdíte stisknutím klávesy CTRL+ENTER. Hodnota se doplní do všech označených prázdných buněk.
Pokud máte tabulku jako na obrázku č.16, a potřebujete doplnit názvy měsíců na ostatní řádky, tak je postup velmi podobný. Označíme sloupec, kde chceme doplnit hodnoty a na kartě Domů vybereme Najít a vybrat a možnost Přejit na – jinak. Opět označíme prázdné buňky a klikneme do příkazového řádku a tentokrát napíšeme rovná se a označíme první buňku, v našem případě buňku A4. Opět potvrdíme kombinací CTRL+ENTER, tím se hodnoty vyplní do všech ostatních řádků.
14. Zjištění závislosti
Pokud se potřebujete rychle zorientovat v excelovém sešitu, tak vám pomůže možnost Předchůdci. Označte si číslo a na horní liště excelového sešitu pod záložkou Vzorce vyberte možnost Předchůdci. V excelovém sešitu se vám tím zobrazí modré šipky, které naznačují, odkud se hodnota bere, odkud si vzorec bere zdrojové hodnoty nebo zda se jedná o buňku, která není nijak napojená na ostatní hodnoty. Takto můžete označit libovolný počet hodnot, zvolit Předchůdci a Excel vám šipkami naznačí, odkud se čísla berou a kde je jejich zdroj.
15. Rozdělení textu do sloupců
Pokud máte v jedné buňce více slov, tak pro rozdělení můžete využít úprav pomocí Textových funkcí nebo můžete využít možnost Rozdělit text do sloupců. Označte si buňky, které chcete rozdělit a na horní liště v excelovém sešitu pod záložkou Data vyberte možnost Text do sloupců. Ve vyskakovacím okně necháme zaškrtnutý Oddělovač a vybereme možnost Další. V dalším okně vybereme typ oddělovače. Může se jednat o mezeru, čárku, tabulátor a nebo si zde můžete specifikovat váš vlastní oddělovač. V okně Náhled dat se vám ukáže ukázka toho, jak budou oddělovačem data rozdělená. Potvrdíme tlačítkem Další. V posledním okně si můžeme vybrat, zda chceme rozdělenými hodnotami nahradit původní data nebo zda rozdělené hodnoty umístíme někam jinak v excelovém sešitu. Nakonec potvrdíme a text se rozdělí do sloupců.
