Funkce SUMA je základní funkce v Excelu, se kterou se seznámíte, když poprvé otevřete Excel. Už málokdo se ale naučí triky, které lze s funkcí SUMA dělat a ušetřit si s nimi čas. V dnešním videu si projdeme základy funkce SUMA a některé triky, které vám usnadní spoustu času v Excelu. Seznámíme se s automatickou sumou, jak sčítat buňky na více listech, nebo jak správně sčítat buňky, pokud používáte filtr a mezisoučty.
Excel ke stažení:
Základy funkce SUMA
Funkce SUMA je funkcí, jejímž jediným úkolem je sčítat buňky, které ji zadáte. Funkce SUMA má jako povinný parametr číslo. Toto číslo může být konkrétní číslo, odkaz na buňku nebo oblast buněk.
= SUMA (číslo 1; číslo 2; číslo 3 … číslo n)
Do funkce SUMA můžete vepsat manuálně čísla, která potřebujete sečíst. V takovém případě do funkce SUMA napíšete čísla, která si přejete sečíst a jednotlivá čísla oddělíte středníkem.
= SUMA (10;15;20;5) => výsledkem funkce SUMA bude číslo 50
Nejlepším způsobem, jak můžete používat funkci SUMA je s odkazy přímo na buňky nebo oblasti buněk. V takovém případě, když se vám změní hodnoty ve zdrojových buňkách, tak dojde k automatickému přepočítání celkové hodnoty, kterou SUMA počítá. Stačí ve funkci SUMA označit oblast hodnot, které si přejete sečíst, tak jak je to uvedené na obrázku č.1.
Funkci SUMA lze ale použít i pro oblasti, které se sebou nesousedí. Pokud bychom chtěli sečíst pouze žlutá pole, tak jak je vidět na obrázku č.2, tak označte první buňku C6, napište středník a označte druhou buňku, zase napište středník a takto budete pokračovat u všech buněk. Takto označených oblastí nebo čísel může být ve funkci SUMA až 256.
Automatická SUMA
Pro součet buněk lze využít i automatickou sumu. Je několik možností, jak automatickou SUMU aktivovat. Pokud bychom chtěli rychle sečíst hodnoty C5:C14 na obrázku č.3, tak stačí kliknout do buňky C15, kde chceme mít celkový součet a zmáčknout kombinaci kláves ALT+=. Do buňky C15 se tím vloží funkce SUMA.
Tento trik lze použít i pro celou tabulku, a dokonce i pro více tabulek nebo buněk najednou. V takovém případě označíme celou tabulku včetně řádků a sloupců celkových součtů a zmáčkneme kombinaci kláves ALT+=. Do buněk C15:F15 a F15:F15 se tím doplní funkce SUMA.
Náhradou za klávesovou zkratku ALT+= je i automatická suma AUTOSUM, kterou najdete na výběrové liště excelového sešitu. Klikněte si do buňky, kde chcete vložit sumu a vyberte AUTOSUM.
Automatická SUMA z více tabulek
Pokud máte následující rozložení tabulky, jako je zobrazeno na obrázku č.5 a potřebujete na řádky a do sloupců doplnit součty, jak pro jednotlivá oddělení, tak pro měsíce, tak i zde můžete využít trik s automatickou sumou.
Nejrychlejší způsob, jak tento úkol splnit, a který vám přitom dodrží formát buněk, je označit si tabulku a kliknout na automatickou sumu. Co je perfektní na tomto řešení je, že nejen že zůstane zachovaný formát okolních buněk, automatická suma zároveň pochopí, pokud máte v tabulkách mezisoučty. Automatická SUMA tyto mezisoučty vynechá a nezahrne je dvakrát do celkového součtu.
Pokud byste udělali klasickou SUMU, tak tam budete mít mezisoučty započítané a budete mít výsledek špatně. Všimněte si také toho, že automatické sumě nevadí ani to, že v jedné tabulce máme tři řádky a ve druhé 4. Počet řádků nebo sloupců nehraje roli.
SUMA a textové hodnoty
Co když budete mít ve sloupci ovšem textové hodnoty? Pokud bychom hodnoty posčítali znaménkem plus, vrátí se nám chyba a to proto, že jsme se snažili sčítat textové hodnoty. Funkce SUMA si ovšem umí poradit i se situací, kdy se mezi číselnými hodnotami vyskytují hodnoty textové. Funkce SUMA totiž textové hodnoty ignoruje a sečte pouze číselné hodnoty.
Rychlá kontrola dat
Řekněme, že se vám podobný sešit dostane do ruky od kolegy a máte provést rychlou kontrolu, zda váš kolega sečetl všechny položky správně. Základním způsobem je kliknout si do buňky a zmáčknout klávesu F2 nebo si kliknout do příkazového řádku, tím se nám označí buňky, ze kterých si funkce bere informace. Daleko lepší a rychlejší způsob je ale využít možnosti Předchůdci na liště Vzorce. Klikněte na číslo, o kterém se chcete dozvědět, kde bere zdrojová data, v tomto případě buňka celkového součtu C20. Na liště Vzorce vyberte Předchůdci a Excel vám označí buňky, které jsou zdrojové pro výpočet. Jak vidíme, ve vzorci jsme zapomněli přičíst buňku L8.
SUMA z více listů
Funkci SUMA lze použít i v případě, že chcete sčítat hodnoty z více listů. V tomto případě máme tři listy a na každé listu máme sečtené hodnoty za jednotlivé měsíce. Na listu přehled chceme sečíst hodnoty za leden až březen. Máme několik možností, jak to provést.
Můžeme si na listu Přehled udělat souhrn měsíců, propojit tyto buňky se zdrojem a udělat SUMU, tak jak to vidíme na obrázku č.10 v buňce F3. A nebo ve funkci SUMA rovnou označíme součty na jednotlivých listech. Tím ušetříme pomocnou tabulku s mezisoučty.
SUBTOTAL – SUMA u filtru hodnot
Funkce SUMA sčítá i skryté nebo vyfiltrované hodnoty v seznamu. Pokud na vyfiltrovaný seznam použijeme funkci SUMA, tak funkce SUMA započítá i vyfiltrované hodnoty. Pokud chceme sčítat pouze viditelné buňky, musíme použít funkci SUBTOTAL, v rámci které použijeme funkci SUMA.
Sčítání i přes chybové hodnoty a mezisoučty – funkce AGGREGATE
Problémem rovněž je, pokud se v hodnotách vyskytují chybové hlášky a mezisoučty. Funkce SUMA vrátí chybu, pokud se bude mezi hodnotami vyskytovat chybová hláška. Rovněž neumí rozlišit mezisoučty, což vidíme na obrázku č.12, kde funkce zahrnula do výpočtu i mezisoučty a vrátila nesprávný výsledek. V tomto případě by bylo lepší použít funkce AGGREGATE, která dovoluje použít funkci SUMA, stejně jako funkce SUBTOTAL, ale dovoluje ignorovat chybové hlášky a mezisoučty.
