Možná jste už někdy v Excelu viděli záporná čísla v závorkách, automaticky obarvená čísla, šipky místo hodnot nebo třeba číslo doplněné textem a říkali jste si, jak je to udělané. Možná vás napadlo podmíněné formátování, funkce KDYŽ nebo nějaký složitější vzorec. Přitom v řadě případů za tím stojí jen správně nastavený vlastní formát čísla. V dnešním videu si ukážeme pět praktických formátů, které můžete využít v každodenní práci v Excelu.
Excelový soubor ke stažení:
Záporná čísla v závorkách
Možná jste to někdy viděli u účetních reportů. Záporná čísla nejsou uvedená se znaménkem mínus, ale místo toho jsou uvedená v závorkách. Když ale klikneme na záporné číslo, tak v příkazovém řádku zjistíme, že číslo v buňce je stále záporné číslo. Podle toho poznáme, že se jedná pouze o formát. A to vlastní formát. Tento formát vytvoříme tak, že čísla zkopírujeme do vedlejšího sloupce a označíme je. Pravé tlačítko myši a vybereme Formát buněk. Zde vybereme Vlastní formát a nastavíme vlastní formát. Vlastní formát má celkem 4 pozice, první je pro kladná čísla, druhá pozice pro záporná čísla, následuje nula a text. My chceme modifikovat záporná čísla, takže pro pozici kladných čísel můžeme vyplnit klasický formát čísla s oddělenými tisíci, tedy # ###. A druhá pozice náleží záporným číslům, takže toto je pozice, kterou upravíme. A jelikož chceme záporná čísla v závorce, tak napíšeme závorku a formát pro číslo a nevyplníme záporné znaménko. To je celé. Potvrdíme formát a teď se záporná čísla změnila na čísla v závorkách a bez znaménka mínus.
Záporná čísla červeně
Rovněž jste někdy mohli vidět, že jsou záporná čísla uvedená červeně. Možná jste si říkali, že je někdo obarvil ručně. Ale když změníme nějaké číslo na záporné, tak se číslo samo obarví. A naopak, když číslo změníme na kladné, tak se číslo zase stane černým. Opět se jedná jen o chytře nastavený formát. Zkopírujeme čísla vedle do sloupce, označíme je a pravé tlačítko myši a Formát buněk. A zde opět vybereme Vlastní formát. A jelikož opět chceme upravovat záporná čísla, tak opět upravíme druhou pozici. Takže pro kladná čísla nastavíme opět klasický formát. A na druhé pozici nastavíme nejprve klasický formát s mínusovým znaménkem, ale aby se záporná čísla obarvila, tak musíme před záporné číslo napsat slovo červená v hranatých závorkách. Potvrdíme formát a záporná čísla se obarví. Když změníme nějaké číslo na záporné, tak se obarví a když ho změníme zpět na kladné, tak bude číslo standardní černou barvou.
Ikona u čísla
Viděli jste někdy místo čísla ikonu, která třeba vyjadřovala, zda se změna v hodnotách zvýšila nebo snížila? V excelu máte několik možností, jak tohoto efektu dosáhnout. Jedním z nich je třeba podmínka KDYŽ, nicméně stejného efektu můžete docílit i pomocí vlastního formátu. Takže nejprve spočítáme, zda se jedná o pozitivní nebo negativní změnu. A teď buňky označíme a opět vybereme pravé tlačítko myši a Formát buněk a Vlastní formát. A jelikož chceme nahrazovat pozitivní a negativní hodnoty, tak vyplníme první dvě pozice ve vlastním formátu. Na pozici kladného čísla chceme šipku směřující nahoru, takže použijeme ikony. Použijeme tlačítka Windows a tečka a vybereme příslušnou ikonu. A to samé uděláme pro zápornou pozici. Formát je nastavený, takže ho potvrdíme. Formát bude opět reagovat na změny, pokud změníme hodnoty, tak se formát přizpůsobí.
Místo textu nula
A co kdybyste chtěli zajistit, že když vám někdo mezi čísla vyplní text, že se text nahradí třeba nulou? Opět zkopírujeme hodnoty, vložíme je vedle do sloupce, označíme hodnoty a vybereme Formát buněk. Následně vybereme Vlastní formát. Teď potřebujeme nahradit text nulou a pozice textu je ve vlastním formátu poslední, tedy čtvrtá pozice. Takže pro kladnou a zápornou pozici vyplníme klasický formát, pro nulu necháme nulu a dostaneme se na čtvrtou pozici. A zde nelze jen tak použít nulu. Jedná se o textovou pozici, takže musíme nulu dát do závorek. Formát je nastavený, takže ho potvrdíme a text se nahradí nulou. Ale jedná se samozřejmě pouze o vizuální změnu. Vlastní formát nemění podkladové hodnoty, ale pouze zobrazení v buňce. Takže když klikneme do buňky, tak v příkazovém řádku je stále text.
Text za číslem
Poslední trik, který se vám může hodit je nahrazení dlouhých čísel textem. Ale výhodou je, že s takto naformátovanými čísly můžete stále klasicky počítat, opět se jedná pouze o vizuální změnu. Tohoto formátu dosáhneme tak, že čísla opět označíme a vybereme Formát čísel a Vlastní formát. A jako formát použijeme křížek a řekněme, že chceme zachovat dvě pozice, takže napíšeme čárku a dvě nuly. A následuje v uvozovkách slovo, tedy v našem případě mezera a mil. Kč. V ukázce si můžete ověřit, že se formát nastavuje správně. Formát je hotový, takže ho potvrdíme a teď máme dlouhá čísla nahrazená částečně slovem, ale jelikož se jedná pouze o vizuální formát, tak číslo v buňce zůstalo nezměněné a můžeme s nimi normálně počítat.
A to bylo pět praktických příkladů, co všechno můžete v Excelu udělat pomocí vlastního formátu. A právě to je na vlastních formátech užitečné – nemění samotnou hodnotu v buňce, ale pouze způsob, jakým se hodnota zobrazí. Díky tomu můžete čísla zobrazit úplně jinak, ale stále s nimi normálně počítat a používat je ve vzorcích.
