V dnešním videu se podíváme na nástroj, který má v Excelu téměř každý přímo před očima, ale jen málokdo využívá jeho skutečný potenciál. Řeč je o nástroji Vyplnit. Většina uživatelů zná pouze možnosti Vyplnit dolů, nahoru, doprava nebo doleva. Jenže tím jeho možnosti zdaleka nekončí. Ukážeme si, jak funguje Vyplnit přes listy, Vyplnit do bloku, lineární a geometrické řady nebo automatické vytváření posloupností. Některé z těchto funkcí možná v Excelu používáte každý den, jiné jste možná nikdy ani neotevřeli.
Excelový soubor ke stažení:
Vyplnit dolů
V příkladu máme pouze záhlaví sloupce, kde máme napsáno Hodnota a zde jednu hodnotu 1. Když tuto hodnotu jedna označíme a označíme i několik buněk pod touto hodnotou a na kartě Vyplnit vybereme dolů, tak se hodnota z buňky nakopíruje do označených buněk. Jedná se v podstatě o obdobu stahování pravého spodního rohu buňky, kdy označíme buňku s jedničkou a buňku stáhneme dolů. Pro toto vyplnění směrem dolů existuje i klávesová zkratka CTRL+D.
Pozor si ale musíte dát na jednu věc. Pokud klikneme do buňky, kde máme jedničku a použijeme tento nástroj, tak se jednička přepíše hodnotou, která byla nad označenou buňkou. Jelikož se směrem dolů vyplní hodnota nad označenou buňkou. Kdyby nad buňkou nebyla hodnota, ale byla tam prázdná buňka, tak se hodnota jedna přepíše prázdnou buňkou.
Vyplnit doprava
Úplně stejně funguje možnost vyplnění i do ostatních směrů. Pro možnost vyplnit doprava rovněž existuje klávesová kombinace a to CTRL+R.
Samozřejmě kdybychom klikli vedle a použili vyplnit doprava, tak se opět propíše hodnota. Když ale klikneme do prvního sloupce, tak tato možnost bude šedivá, jelikož neexistuje žádná hodnota od označené buňky doleva.
Ostatní směry samozřejmě fungují stejně s tím rozdílem, že pro ně není klávesová zkratka, alespoň já jsem pro vyplnění nahoru a doleva žádnou nenašla.
Řady
Nástroj, o kterém na kanále Akademie Excelu již byla řeč v předchozích videích je, nástroj Řady. Tento nástroj, jak již jeho název napovídá, vytváří řady. Řekněme, že chceme na řádku vytvořit řadu čísel od jedné do deseti. Napíšeme počáteční hodnotu, což je jedna. Označíme buňku a vybereme Vyplnit a Řady. Když chceme hodnoty do řádku, tak necháme nastavení řádky.
Když chceme číselnou řadu do sloupce, tak vybereme Sloupce.
Máte dvě možnosti, jak řady vyplnit. Buď napíšete počáteční hodnotu a vyberete Řady a stanovíte si velikost kroku a konečnou hodnotu. Nebo napíšete první hodnotu a označíte buňky, kam až chcete řady vyplnit. Následně vyberete Vyplnit stanovíte si jen hodnotu kroku, tím, že jste vyplnili přesný počet buněk, tak nemusíte konečnou hodnotu vyplňovat a Excel vyplní hodnoty dle vaší řady do označených buněk.
Řady samozřejmě nemusíme vyplňovat pouze postupně, ale můžeme si nechat vrátit třeba pouze sudá čísla. To uděláme tak, že napíšeme číslo dva a označíme třeba několik buněk a vybereme jako krok 2.
S lichými čísly by to bylo obdobné. Napíšeme jedničku a krok je opět dvojka.
Existuje i trik, jak se do menu Vyplnit dostat rychleji. Napíšeme jedničku a klikneme na pravý spodní roh buňky a stiskneme pravé tlačítko myši a táhneme dolů. Nejedná se o klasické táhnutí, kdy držíte levé tlačítko myši, ale teď držíte pravé tlačítko myši. A když ho pustíte, tak se v menu objeví Vyplnit řady.
Lineární a geometrické vyplnění
U vyplnění hodnot máme na výběr mezi lineárním typem vyplněním hodnot nebo geometrickým. Rozdíl si ukážeme na příkladu.
V příkladu máme produkty a tržby za rok 2025. Řekněme, že chceme projektovat tržby na dalších 5 let. Pokud vybereme lineární a jako krok necháme 1, tak se tržby v každém roce zvýší o jednu korunu.
Když vybereme 10, tak se zvýší každý rok o 10 korun. U lineárního vyplnění hodnot, což je základní nastavení se přičítá k číslu stále stejná hodnota, to znamená, že rozdíl mezi čísly je stále stejný.
Máme možnost ale změnit typ vyplnění na geometrický typ. Když vybereme geometrický a necháme jako krok 1, tak se vrátí ta samá hodnota. Geometrický typ vyplnění totiž násobí stejnou hodnotou. Takže poměr mezi sousedními čísly je stále stejný.
Když ale změníme krok na 2, tak se každá předchozí hodnota vynásobí hodnotou dva.
A co kdybychom nechtěli navyšovat počáteční hodnotu takto o pevně stanovené číslo, ale o procento? Tak vybereme geometrický typ a jako krok vybereme 1,1, to znamená, že každou předchozí hodnotu chceme navýšit o deset procent. Každá hodnota se tím navýší o 10 %.
Vyplnění trendu
Když už jsme u typu vyplnění, tak zde máme ještě možnost vyplnit trend. Opět si to ukážeme na příkladu. V příkladu máme dva sloupce tržeb za dva roky a z těchto sloupců chceme vyplnit trend hodnot do budoucna. Můžeme opět vyplnit trend lineární nebo geometrický.
Lineární trend není nic jiného než to, že Excel spočítal rozdíl mezi prvními dvěma hodnotami a pak tento trend uplatnil na další hodnoty. Takže pokud je na prvním řádku klesající meziroční tržba, tak trend do budoucnosti je klesající tržba o přesně stejně vysokou částku. To samé u růstu.
Kdybychom vybrali geometrický trend, tak bude trend kopírovat procentuální poměr mezi původními hodnotami. Na prvním řádku klesla meziročně tržby o necelých pět procent, takže se zhruba pětiprocentní pokles protáhne i na ostatní hodnoty.
Vyplnění trendu funguje i když máte počáteční a konečnou hodnotu a mezi nimi chcete vyplnit lineární nebo geometrický trend.
Označíte hodnoty, na kartě vyberete Vyplnit a Řady a lineární nebo geometrický a trend.
I pro rychlé uplatnění trendu existuje trik s pravým tlačítkem myši. Stačí napsat první dvě hodnoty, označit je a použít pravé tlačítko a vybrat, zda chceme lineární nebo geometrický trend.
Řady datumů
Nástroj vyplnit je skvělý i pro vyplňování datumů. Většina lidí vyplňuje řady datumů tak, že napíše první datum a pak táhne buňku dolů. Pokud chce přeskočit den, tak napíše třeba první a třetí a následně táhne dolů. Můžete ale použít i nástroj Řady.
Stačí označit první datum a Řady a kalendářní a krok jedna a konečné datum. Nebo můžeme označit datum a označit buňky, kam až chceme datumy vyplnit a vybrat krok a datumy se doplní do označených buněk.
Takto jednoduše můžeme klidně vyplnit datumy pro celý rok.
A co když chcete vyplnit datumy ale jen pracovní dny?
Stejně tak datumy vygenerují měsíc a rok.
Když vyberu datum a dám měsíc a jako krok deset, tak se vrátí stejné datum o deset měsíců do budoucnosti.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Další listy
A pak máme v možnosti Vyplnit dvě možnosti, které většina z vás troufám si tvrdit nikdy nepoužila. První z nich je Další listy. Tento nástroj slouží k tomu, abyste zkopírovali obsah, formátování nebo obojí z jednoho listu na více listů najednou.
Funkce je aktivní pouze tehdy, když máte označeno více listů současně.
Ukážeme si to na příkladu. Máme tři listy, leden, únor a březen, kde máme tři tabulky, ale každá je naformátována jinak. Řekněme, že první tabulku v lednu máme naformátovanou tak, jak chceme. Ale druhé dvě jsou formátem i hodnotami odlišné. A jelikož nechceme všechno formátovat ručně, tak vybereme tuto možnost. Označíme listy a vybereme Další listy. A přenést chceme pouze formát, jelikož hodnoty v tabulkách jsou odlišné.
A co kdybychom dubnovou tabulku chtěli přenést na nový list Květen, jak včetně formátování, tak hodnot? Tak označíme listy a vybereme Další listy.
Jak vidíme, tak se přenese písmo, barva, podmíněný formát, vzorce. Nepřenese se komentář, šířka sloupců, případně výška řádků.
Do bloku
A použili jste někdy poslední možnost Do bloku? Jedná se o nástroj, který použijete, když pracujete v Excelu s textem. Řekněme, že máte v sešitu třeba excelovou kalkulačku a na samostatném listu máte ke kalkulačce sepsané instrukce. Co věta, to jeden řádek. Ale každá věta je samozřejmě jinak dlouhá, takže přesahuje do různých sloupců. Co když byste chtěli, aby každá věta končila po sloupec F? Někdo by šel a manuálně by posouval věty. Podíval by se, kde věta končí, přidal by řádek, vyjmul zbytek věty a ten vložil do řádku pod tím. No jo, ale to je hrozná práce, která k tomu ještě zabírá strašně času a co teprve, když se nějaká část věty změní atd. Použijte místo toho nástroj vyplnit do bloku. Přesně to je jeho úkol. Označíme oblast, a pokud se věty rozdělí, tak nás Excel upozorní, že dojde k rozšíření oblasti směrem dolů. A teď máte bez práce zarovnané sloupce textu po sloupec, který jste si určili, bez toho abyste to dělali ručně.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
