V dnešním videu se podíváme na dvanáct formátovacích triků u kontingenčních tabulek. Kontingenční tabulky mají velmi specifický vzhled, který by mnoho uživatelů označilo za nehezký. Nicméně stačí pár úprav a formátovacích triků a i z kontingenční tabulky můžeme vytvořit tabulku, která vypadá daleko lépe než její základní zobrazení. Několik takových formátovacích triků si ukážeme v tomto videu.
Excelový soubor ke stažení:
Nejprve ze zdrojového souboru vytvoříme kontingenční tabulku. Klikneme do zdrojové tabulky a na kartě Vložení najdeme kontingenční tabulka a vybereme z tabulky nebo oblasti. Kontingenční tabulku vložíme na nový list.
Vytvoříme kontingenční tabulku, na řádky vložíme typ produktu a produkt, do sloupců vložíme pobočky a do hodnot tržby. Teď jsme vytvořili jednoduchou kontingenční tabulku s typickým vzhledem, ve kterém se zobrazí každá kontingenční tabulka.
Záhlaví
V základním nastavení se v záhlaví sloupců vždy zobrazí slovo součet nebo počet a průměr a následuje název pole, ze kterého se daný výpočet počítá. Tyto názvy nejsou vždy žádoucí a naštěstí je můžeme přepsat. Stačí kliknout do pole, tento přednastavený název smazat a nahradit ho názvem lepším. Jediné co nemůžete použít je stejný název jako je název sloupce, který jste zde použili. Pokud bychom tedy sloupec chtěli přepsat pouze na tržba, tak na nás vyskočí upozornění, že tento název již existuje. Toto omezení lze obejít jednoduchým trikem s mezerou. Za název tržba napíšeme mezeru a jelikož se mezera počítá jako znak, tak teď nás kontingenční tabulka nechá tento název použít. To samé u slova počet.
Nicméně názvy můžeme přepsat i na něco smysluplnějšího jako tržba celkem a počet celkem a tyto názvy ještě zarovnáme pomocí tlačítka zarovnání v buňce.
Stejně tak v první buňce máme nic neříkající název popisky řádků. Tento název můžeme naštěstí taky smazat.
Pokud neplánujete filtrovat řádky, můžete vypnout i tento filtr v záhlaví, a to tak, že kliknete do tabulky a na kartě Analýza kontingenční tabulky vypnout Záhlaví polí.
Šířka sloupců
Kontingenční tabulka má jednu nepříjemnou vlastnost, kterou je to, že se po aktualizování dat změní šířka sloupců v tabulce. To může být otravné, pokud si nastavíme požadovanou šířku a po každém aktualizování dat musíme tuto šířku znovu nastavovat. Toto automatické přizpůsobování šířky můžeme vypnout, a to tak, že klikneme do tabulky pravým tlačítkem myši a vybereme Možnosti kontingenční tabulky. Zde máme možnost odškrtnout Při aktualizaci přizpůsobit šířku sloupců. Teď můžeme nastavit šířku sloupců dle našich potřeb a po aktualizaci se již šířka sloupců nezmění.
Názvy kategorií
Přepsat můžeme dokonce i názvy kategorií, což se může hodit zejména ve chvíli, kdy nemůžeme měnit název kategorie přímo ve zdrojové tabulce. Můžeme tak kliknout na kategorii, kterou teď máme pojmenovanou jako dámské a přepsat ji třeba na dámská móda, to samé můžeme udělat i s pánskou módou.
Prázdný řádek
Strukturované kontingenční tabulky, tedy ty, které mají více polí na řádcích nebo ve sloupcích velmi často působí nepřehledně. Zobrazení můžeme zlepšit tím, že za každou kategorii vložíme prázdný řádek. Do kontingenční tabulky ale nemůžeme jen tak kliknout a vložit do ní prázdný řádek, jelikož by se tím porušila integrita tabulky. Tuto možnost ale najdeme na kartě Návrh, kde máme možnost vložit za každou kategorii prázdný řádek. Pokud tento prázdný řádek budeme chtít odebrat, tak opět klikneme do tabulky a na kartě Návrh prázdný řádek zase odebereme.
Mezisoučty
V základním nastavení se mezisoučty v kontingenční tabulce zobrazí vždy nahoře. Tedy nad jednotlivými položkami kategorie. Ve standardních tabulkách se nicméně součty většinou ukazují na konci tabulek. Pokud toto zobrazení chcete i v kontingenční tabulce, tak klikněte do tabulky a na kartě Návrh vyberte Souhrny a zde změňte nastavení na zobrazení mezisoučtů ve spodní části tabulky. Tím se mezisoučty přesunou na konec kategorie, pod jednotlivé položky.
Styl tabulky
U kontingenční tabulky můžeme samozřejmě měnit i samotný styl tabulky. Na výběr máme z x přednastavených stylů, stejně tak si můžeme nastavit styl vlastní. Ti z vás, kteří mají rádi spíše minimalistický styl mohou zvolit třeba Bílý styl tabulky. Pokud máte zájem nastavit si vlastní barevný styl tabulky, tak to můžete udělat tak, že vyberete Nový styl kontingenční tabulky a zde si nastavíte každý aspekt tabulky podle svého uvážení. Nebo můžete kliknout na styl, který se vám líbí, pravé tlačítko myši, duplikovat styl a pak tento vybraný styl upravit.
Formátování hodnot
V kontingenční tabulce můžeme formátovat i hodnoty. Hodnoty formátujte přes tlačítko Formát čísla. Tím zůstane formát na zvoleném poli, i když ho budete v rámci tabulky přesouvat. Klikněte a hodnoty, které chcete formátovat a vyberte Formát čísla. Zde si můžete vybrat požadovaný formát čísel.
Tlačítka plus a mínus
Pokud neplánujete používat tlačítka pro rozbalování a sbalování kategorií, tak i tato tlačítka můžete vypnout. To uděláme tak, že klikneme do kontingenční tabulky, aktivujeme kartu Analýza kontingenční tabulky a zde odškrtneme Tlačítka +/-. Tím tato tlačítka u kategorií zmizí, pokud je chceme zase zapnout, tak opět na tlačítko klikneme.
Podmíněný formát
Do kontingenčních tabulek můžeme pro rychlejší pochopení hodnot vložit i podmíněné formátování. Podmíněné formátování se ale do kontingenční tabulky vkládá jinak než do klasických tabulek. Stačí kliknout na hodnotu ve sloupci, kam chceme podmíněný formát vložit, nemusíme u toho označovat celý sloupec hodnot. Na kartě Domů vybereme Podmíněné formátování a vybereme třeba datové pruhy. Tím se podmíněné formátování vloží jen do této jedné označené buňky.
Všimněte si ale této malé ikony v pravém dolním rohu. Když na ni klikneme, tak dole můžeme vybrat Použít na všechny buňky a tím se formát přenese na všechny hodnoty ve sloupci včetně nově přidaných hodnot.
Pruhy ještě sladíme s formátem tabulky. Klikneme do sloupce a vybereme Spravovat pravidlo podmíněného formátu a vybereme světlejší zelenou a chceme aby pruh začínal vpravo v buňce. Potvrdíme formát a podmíněný formát ladí se stylem tabulky.
Rozložení sestavy
V základním nastavení se kontingenční tabulka zobrazí v kompaktním rozložení. To znamená, že pole, která kupíme do řádků se kupí do jednoho sloupce. Máme ovšem ještě na výběr z rozložení tabulky nebo osnovy. Rozložení změníme, když klikneme do tabulky, aktivujeme kartu Návrh a zde v rozložení sestavy vybereme třeba tabulkový formát. Tím se pole kategorie a produkty přesunou do samostatných sloupců.
Pokud byste v tabulkovém rozložení chtěli, aby se vám název kategorie opakovat na každém řádku, tak to uděláte opět pomocí tlačítka Rozložení sestavy, kde dole máte možnost opakovat položky. Pokud chceme jiné rozložení sestavy, tak opět klikneme do tabulky, karta Návrh a Rozložení sestavy a můžeme se klidně vrátit k původnímu kompaktnímu rozložení.
Průřez
Ke kontingenčním tabulkám můžete vkládat i externí filtry neboli průřezy. Klikneme do tabulky a na kartě Analýza kontingenční tabulky vybereme Vložit průřez. Vybereme si pole filtru, třeba pobočky a potvrdíme výběr. Tím se průřez vloží k tabulce a pomocí něho teď můžeme tabulku filtrovat. I u filtru si můžeme zvolit vlastní styl. To uděláme tak, že klikneme na průřez, tím se aktivuje nová karta Průřez a zde si opět buď vybereme přednastavený styl a nebo zvolíme styl vlastní.
Zachování formátování
Poslední trik, který si ukážeme je to, jak zajistit, aby formátování na kontingenční tabulce zůstalo i po aktualizaci kontingenční tabulky. Klikněte na kontingenční tabulku a vyberte Možnosti kontingenční tabulky. Zde dole máte možnost Při aktualizaci zachovat formát buněk. Pokud toto pole nemáte zaškrtnuté, tak ho zaškrtněte a tím zajistíte, že formát na kontingenční tabulce zůstane.
Úprava zobrazení kontingenční tabulky
Bonusový trik na závěr. Chtěli byste, aby se kontingenční tabulka v základu zobrazovala dle vašeho přání? I to lze nastavit. Na kartě Soubor vyberte Možnosti, Data a zde Upravit výchozí rozložení kontingenční tabulky.
Zde si můžete nastavit, jak se má kontingenční tabulka zobrazovat. Můžete si vybrat, zda chcete kompaktní nebo jiné rozložení. Zda chcete mít zapnuté celkové součty, kde se mají zobrazovat souhrny, zda chceme mít za kategoriemi volné řádky atd. Stejně tak můžete v možnostech rovnou nastavit, že se po aktualizaci nebudou přizpůsobovat sloupce a mnohé další. Jediné co nelze defaultně nastavit je formát čísla a sty tabulky. To musíte nastavit v každé kontingenční tabulce zvlášť.
