V dnešním videu se vrátíme k oblíbeným videím na Akademii Excelu, což jsou triky, které vám usnadní práci v Excelu. V dnešním videu navážeme na úspěšnou sérii těchto videí a podíváme se na dalších 5 skvělých triků, které možná neznáte – 15 triků, které musíte znát, triky s excelovými grafy, dalších 10 triků v Excelu, 15 triků k odstranění chyb, 20 triků s kopírovat a vložit, 12 triků s Power Query, 5 triků s funkcí SEQUENCE, 5 excelových triků, které neznáte, triky s funkcí SVYHLEDAT, triky s najít a nahradit, další excelové triky, triky s CTRL a ENTER, 10 triků s kontingenčními tabulkami, další úžasné triky v Excelu, 3 triky pro transformaci dat, triky s funkcí ZNAK, 5 triků s průřezy.
Excelový soubor ke stažení:
Klávesová zkratka z lišty Rychlého přístupu
V minulém videu o excelových tricích jsme si ukázali, jak můžeme rychle přidat jakýkoliv nástroj z nabídky do pásu Rychlého přístupu. Věděli jste ale, že díky jednoduchému triku si k vašemu oblíbenému nástroji můžete vytvořit vlastní klávesovou zkratku? V liště Rychlého přístupu máme přidané dva nástroje ohraničení. Pokud budeme chtít tabulku na listu ohraničit, tak tabulku označíme, třeba pomocí klávesové kombinace ALT+A a v nabídce na pásu vybereme ikonu ohraničení. To je jeden způsob. A nebo označíme tabulku a použijeme klávesu ALT. Když zmáčkneme klávesu ALT, tak se nám u ikon zobrazí čísla nebo písmena. U pásu Rychlého přístupu máme čísla, pokud hned za klávesou ALT zmáčkneme i číslo našeho nástroje, tak jsme si v podstatě vytvořili vlastní klávesovou zkratku pro náš oblíbený nástroj. Pro ohraničení buněk mi to ukazuje zkratku ALT a číslo 5. A buňky v tabulce se ohraničily.
Ještě chceme tučné orámování kolem tabulky. Klávesa ALT a číslo 6. Teď, dokud se nezmění pozice tohoto nástroje v liště, můžeme používat ALT a zvolené číslo jako vlastní klávesovou zkratku.
Jak zabránit automatickým převodům
Určitě jste se někdy v Excelu setkali s následujícím problémem. Chceme do buňky zapsat hodnotu 000125, ale jakmile ji potvrdíme, tak nuly před číslem zmizí. Stejně tak, když do buňky napíšeme leden 1, a potvrdíme, tak se tato hodnota okamžitě změní samovolně na formát zkráceného datumu. Nebo můžeme do buňky napsat třeba 12E5, což může být klidně kód produktu a Excel automaticky převede tento zápis na matematický výraz. Jedná se o automatické převody, a Excel je dělá proto, protože většina uživatelů Excelu si toto chování přála, a proto je nastavené jako automatické. Toto převádění ale v nastavení můžeme klidně vypnout. Klikneme na kartu Soubor, kde vybereme Možnosti. V sekci Data najdeme oddíl Automatický převod dat, kde můžeme odškrtnout Povolit všechny výchozí převody. Když to potvrdíme a zkusíme do buněk znovu napsat naše hodnoty, tak už je tentokrát Excel nepřevede a zůstanou dokonce i nuly před čísly. A nebo si v nabídce Data můžete vybrat pouze úpravy, které chcete nebo nechcete převádět. Tato úprava platí pro Excel jako aplikaci. Pokud tedy v jednom excelovém souboru změníte toto nastavení, tak to bude mít vliv na všechny ostatní Excely ve vašem počítači.
Nahrazení – odskoky
Následující trik vás naučí, jak nahrazovat symboly odskoky na další řádek a obráceně. V buňce máme klasický příklad, kde máme jméno, adresu, telefon a email. Vše v jedné buňce, a každý údaj je oddělený čárkou. Vše je v jedné buňce. Řekněme, že chceme, aby byl každý údaj na samostatném řádku, tedy s odskokem na řádku. Ale nechceme to dělat ručně, jelikož to bychom museli do každé buňky kliknout a manuálně vytvářet odskoky pomocí klávesové kombinace ALT a ENTER. Míso toho použijeme trik s nahrazením. Označíme buňky a použijeme klávesovou kombinaci CTRL+H, což otevře okno Nahradit. Zde vybereme nejprve co chceme nahrazovat, což je čárka. A čárku chceme nahradit odskokem na další řádek, což se vyjádří pomocí klávesové kombinace CTRL+J. Do buňky se zdánlivě nic nevložilo, ale klávesová kombinace tam vložila odskok. Když to teď potvrdíme, tak se čárky nahradily odskoky a když rozšíříme řádky, tak budeme mít každý údaj na samostatném řádku v jedné buňce.
To samé můžeme použít i obráceně. Řekněme, že teď chceme odskoky nahradit zase čárkou, takže opět označíme buňky. A znaky přehodíme, jako co chceme nahrazovat napíšeme odskok pomocí CTRL+J a jako nahradit napíšeme čárku. Potvrdíme nahrazení a do buňky se vložili čárky. Zrušíme Zalomení textu a teď máme text zase v jednom řádku.
Inspekce souboru pro skryté hodnoty a objekty
Tento trik se vám bude hodit předtím, než budete někomu posílat důležitý excelový soubor. Řekněme, že jsme tvořili excelový soubor, který máte někomu poslat, ale nejste si jistí, zda jste při práci vy nebo vaši kolegové nenechali v souboru nějaké skryté řádky, sloupce, komentáře, na které jste zapomněli atd. Abyste nemuseli procházet list po listu a kontrolovat buňku po buňce, tak můžete použít následující postup. Klikneme na kartu Soubor a vybereme Informace.
V nabídce vybereme Zkontrolovat sešit. A zde vybereme Zkontrolovat metadata. Před kontrolou uložíme sešit a potvrdíme.
Zkontrolujeme sešit a po chvilce nám Excel vytvoří kontrolní report. V tomto přehledu vidíme, co všechna v souboru máme a vykřičníky jsou u věcí, na které si máme dát pozor. V souboru byly nalezené komentáře a skryté řádky a sloupce a dokonce neviditelný obsah. Díky tomuto nástroji máme tak přehled o případných problémech, které máme před odesláním možnost zkontrolovat.
Nalezení skrytých hodnot
V tomto triku navážeme rovnou na předchozí bod a ukážeme si, jak jednoduše najít všechny skryté hodnoty, které můžeme v excelovém souboru mít. Na tomto listu máme někde poznámku, skrytý obsah a dokonce i neviditelný objekt. Jak tyto všechny položky najdeme? Začneme postupně.
Nejprve najdeme poznámku. To nejrychleji uděláme tak, že na kartě Data v nabídce Najít a vybrat vybereme Poznámky. Tím se okamžitě přesuneme na buňku obsahující poznámku. Stejně tak byste mohli použít klávesovou kombinaci CTRL+G, vybrat Jinak a vybrat poznámku. Teď když víme, kde poznámka je, můžeme ji smazat nebo zkontrolovat.
Jak najdeme nejrychleji skryté řádky a sloupce? Nejrychlejší možností je označit list v levém horním rohu a na kartě Data vybrat Formát a zde vybrat Skrýt a Zobrazit a postupně zobrazit všechny skryté řádky a sloupce. Tím se odkryje vše na listu a my máme možnost vše zkontrolovat.
Neviditelný objekt se hledá hůře. Na to musíme použít následující trik. Na kartě Domů vybereme Najít a vybrat a vybereme Podokno výběru. Zde se zobrazí všechny objekty, včetně poznámek a komentářů. A vidíme, že u objektu je přeškrtnuté očičko, to znamená, že není vidět. Pokud na očičko klikneme, tak se objekt zobrazí. A my máme možnost se rozhodnout, zda ho v listu necháme nebo ne.
Poslední co můžete zkontrolovat je, zda nemáte na listu skryté hodnoty. První možností, jak lidé nejčastěji skrývají hodnoty je pomocí bílé barvy písma. To je poměrně jednoduché odhalit. Stačí použít jakoukoliv tmavou barvu na buňku. Řekněme, že chceme zjistit, zda ve sloupci A nemáme nějakou skrytou hodnotu. Stačí obarvit sloupec a hned vidíme, že v buňce A5 je hodnota bílým písmem.
Co když ale někdo skryl hodnoty pomocí vlastního formátu? Nechceme přeci klikat do každé buňky a zjišťovat, zda v ní něco není. Trik s tmavým pozadím v tomto případě nefunguje. Nejrychleji opět vše odkryjeme, pokud označíme celý list a opět použijeme formát na celý list. Vybereme formát buněk a vlastní formát a uplatníme obecný formát. Tím se odkryjí všechny hodnoty, které byly skryté pomocí třech středníků.
Jedna odpověď
Dobrý den,
měl bych poznámku k triku Nahrazení – odskoky.
Pokud bychom tabulku (sloupec) nakopírovali do Wordu a přes CTRL + H
bychom dali:
Najít , (čárka)
Nahradit ^n (zalomení sloupce)
tak bychom po nakopírování zpět do Excelu měli hodnoty v jednom sloupci v samostatných buňkách.
Lze tím nahradit funkci SPLIT, pokud ji nemáme v naší verzi Excelu.