V dnešním videu se podíváme na klávesové zkratky, které moc uživatelů Excelu nezná a je to škoda. Jedná se totiž o klávesové zkratky, které i přesto, že nejsou tak známé, tak vám ušetří spoustu času. Ukážeme si třeba klávesovou zkratku pro rychlý návrat do aktivní buňky, což se vám bude hodit u všech funkcí, nebo si ukážeme jak naráz označit všechny buňky, které obsahují poznámky nebo skvělý trik, který vám ušetří spoustu frustrace u podmíněného formátování. Dejte nám v komentářích pod videem vědět, které klávesové zkratky jste neznali a která se vám líbila nejvíce.
Excelový soubor ke stažení:
Návrat do aktivní buňky
První klávesová zkratka, kterou si ukážeme, se bude hodit všem, kteří používají excelové funkce. V příkladu máme tabulku s produkty a tržbami. Naším úkolem je spočítat tržby pro vybraný produkt a pobočku pomocí funkce SUMIFS. Tabulka je velmi dlouhá a čítá přes 5 000 řádků. Začneme s funkcí SUMIFS, kde nejprve označíme oblast pro součet, tedy sloupec s tržbami. Klasicky klikneme do první buňky a po označení celého sloupce použijeme známou klávesovou kombinaci CTRL+SHIFT a šipku dolů. Tím se označí celý sloupec. Málo kdo už ale ví, že existuje i klávesová zkratka pro rychlý návrat nahoru. Většina lidí by teď srolovala nahoru pomocí kolečka myši nebo pravého posuvníku. Od teď ale můžete používat kombinaci CTRL a Backspace. Napíšeme středník a přesuneme se do aktivní buňky pomocí CTRL a Backspace.
Zvětšení vybrané oblasti
Další klávesová zkratka se vám bude hodit, pokud potřebujete rychle zvětšit vybranou oblast. Řekněme, že třeba prezentujete výsledky v tabulce a potřebujete tuto tabulku rychle zvětšit. Opět byste to mohli udělat manuálně, buď pomocí tlačítka CTRL a kolečkem na myši, nebo pomocí posuvníku na spodní liště Excelu. Když chcete zvětšit rychle pouze vybranou oblast, tak ji označíme a použijeme klávesovou kombinaci ALT+O+P. Tím se zvětší pouze vybraná oblast.
Úprava podmíněný formát
Další klávesová zkratka vám usnadní život, pokud často používáte podmíněné formátování pomocí vzorce. U tvorby vzorce v podmíněném formátu je totiž jeden detail, který frustruje nejednoho uživatele Excelu. Pojďme si nejprve ukázat, o čem mluvím a následně vám ukáži zkratku pro řešení. V tabulce máme uplatněné jednoduché pravidlo podmíněného formátu, kde se mají obarvit řádky, kde jsou tržby vyšší než 6 500 Kč na pobočce v Praze. Řekněme, že teď chceme pravidlo upravit, takže označíme tabulku a vybereme v Podmíněném formátu Spravovat pravidla. Rozklikneme pravidlo a klikneme do řádku a chceme pravidlo upravit. Nicméně když se v pravidlu budeme chtít posouvat šipkami, tak se stane to, že se nám budou do pravidla přidávat odkazy na buňku. To je něco, co otravuje velkou část uživatelů Excelu. Málokdo ale ví, že toto jde vypnout klávesou F2. Pomocí klávesy F2 se totiž přepneme do úpravy vzorce. Takže zmáčkneme klávesu F2 a teď se ve vzorci můžeme pohybovat pomocí šipek.
Rychlý přesun sloupců a řádků
Další klávesová zkratka se vám bude hodit u přesouvání řádků a sloupců. Většina lidí, když chce přesunout sloupec nebo řádek v Excelu, tak udělá to, že nejprve vloží prázdný řádek nebo sloupec tam, kam chce nový vložit. Následně zkopíruje nebo vyjme data a vloží je do tohoto prázdného nového sloupce a ten původní smaže. Pokud chcete rychlejší způsob, tak použijte klávesu SHIFT. Označíme sloupec, který chceme přesunout, najedeme myši na jednu hranu sloupce, stiskneme klávesu SHIFT, klávesu držíme a chytneme hranu sloupce a táhneme ho tam kam chceme. V tabulce se začne objevovat tato tučná čára, která signalizuje, kam sloupec vkládáme. Najdeme místo, kam ho chceme vložit a pustíme klávesu SHIFT. Sloupec se přesune a ostatní sloupce se posunou. Funguje to i na řádky. Označíme řádek, klávesu SHIFT, chytneme hranu řádku a táhneme ho tam kam potřebujeme. Pustíme SHIFT a řádek se přesunul.
Přeskočení do příkazového řádku
Následující klávesová kombinace vás rychle přesune do příkazového řádku. Řekněme, že chceme v buňce spočítat celkový počet prodaných produktů. Klikneme do prázdné buňky a pokud se teď chceme rychle přesunout do příkazového řádku, kde budeme psát funkci, tak zmáčkneme F2 a hned potom CTRL a písmeno A. To vloží automaticky rovná se do buňky a kurzor se přesune do příkazového řádku.
Pokud naopak už funkci máme v buňce a chceme se rychle přesunout do příkazového řádku k její úpravě. Tak klikneme do buňky se vzorcem a použijeme nejprve F2 a pak hned CTRL a F2. Tím se rychle přesuneme kurzorem do příkazového řádku a můžeme vzorec upravit.
Rychlý přesun do pole názvů
Pro rychlý přesun v rámci listu nebo názvů v Excelu můžete použít klávesovou kombinaci ALT a F3. Zejména pokud pracujete s rozsáhlými soubory, tak se občas místo rolování nahoru, dolů a do stran v sešitu můžete rychleji přesouvat díky poli názvů. Když do pole názvů napíšeme A150, tak se po potvrzení přesuneme do tohoto pole. Teď když chceme rychle nahoru, tak do pole názvů napíšeme A1, potvrdíme a jsme opět bez rolování v buňce A1. Pokud nechcete neustále klikat do pole názvů, tak použijte kombinaci ALT a F3. Tím se přesuneme do pole názvů, kam teď můžeme napsat třeba AA120. A přesuneme se do buňky. Znovu ALT a F3 a v poli názvů napíšeme A1 a jsme zase na začátku.
Skrytí horní lišty Excelu
Pokud pracujete s rozsáhlými tabulkami, tak se vám občas může hodit zkratka pro skrytí horní lišty v Excelu. V příkladu máme rozsáhlou tabulku, kterou momentálně vidíme po sloupec Q a řádek 21. Použijeme klávesovou kombinaci CTRL a F1 a tím se skryje horní excelová lišta. A teď máme větší zorný záběr pro tabulku a vidíme sloupce hodnoty po sloupec Q ale vidíme o několik řádků navíc. Pro zobrazení lišty použijeme tu samou kombinaci CTRL a F1.
Výběr všech buněk s poznámkou
V následující tabulce máme u několika čísel poznámky. V každé poznámce nám nechal nadřízený nějaký komentář, že máme číslo třeba zkontrolovat. Řekněme, že jsme všechny poznámky prošli a teď je chceme smazat. Abychom nemuseli každou buňku označovat zvlášť mazat poznámky postupně, tak použijeme klávesovou kombinaci CTRL+SHIFT a písmeno O. Tím se naráz označí všechny buňky obsahující poznámky. A teď můžeme naráz buď poznámky upravit, obarvit nebo třeba smazat.
Vybrat pouze viditelné hodnoty
V tabulce máme některé řádky skryté. Tuto tabulku chceme teď zkopírovat, ale chceme zkopírovat pouze viditelné řádky, tedy bez skrytých hodnot. Pokud tabulku označíme a použijeme klasicky CTRL a C, tak se zkopíruje celá tabulka, včetně skrytých řádků. Pokud chceme kopírovat pouze viditelné řádky, tak se to klasicky dělá tak, že se označí tabulka, použije se klávesová kombinace CTRL a G, zde vybereme Jinak a vybereme Pouze viditelné buňky. To nám označí pouze viditelné buňky. Pokud chcete rychlejší cestu, použijte klávesovou kombinaci ALT a ;. Označíme tabulku a použijeme ALT a středník. Tím se označí pouze viditelné buňky, teď je zkopírujeme pomocí CTRL a C a vložíme kam potřebujeme. A máme vložené pouze viditelné řádky bez skrytých hodnot.
Horizontální posun po listu
Poslední klávesová zkratka je dostupná pouze pro předplatitele Microsoft 365. Jedná se o novou možnost horizontálně se posouvat po listu. Zatímco když rolujeme dolů nebo horu po listu, tak můžeme použít kolečko myši, což je poměrně rychlý způsob přesunu, tak když jsme se chtěli posouvat doleva a doprava, tak jsme museli používat buď šipky a nebo spodní posuvník. Odteď ale můžete použít CTRL+SHIFT a kolečko myši. Stihneme CTRL+SHIFT a pojedeme kolečkem myši dolů, tím se budeme rychle posouvat doprava. CTRL+SHIFT a kolečko nahoru nás zase posouvá doleva. Takže od teď můžete rolovat po listu nejen vertikálně, ale i horizontálně.
