V dnešním videu se podíváme na 5 excelových funkcí, které byste měli znát, pokud potřebujete čistit nebo upravovat data v Excelu. Ať už se jedná o základní textové úpravy, nahrazování nechtěných znaků, odstraňování odskoků na další řádek nebo odstraňování nadbytečných mezer, tyto funkce vám pomohou.
Excelový soubor ke stažení:
V prvním příkladu máme data, kde máme mix velkých a malých písmen ve jménech zaměstnanců. Prvním úkolem je sjednotit písmo, tak aby bylo jednotné. Máme tři možnosti, jak písmo sjednotit.
Funkce MALÁ / LOWER
Funkce MALÁ, anglicky funkce LOWER, převede všechna písmena textové hodnoty na malá písmena. Když tuto funkci použijeme na jména zaměstnanců, tak napíšeme funkci MALÁ, ve které pouze označíme text a funkci ukončíme a potvrdíme. Funkci stáhneme dolů a tato funkce převedla všechna písmena v textu na malá písmena.
Funkce VELKÁ / UPPER
Jak název funkce VELKÁ, neboli funkce UPPER, napovídá, tak tato funkce dělá pravý opak, než funkce MALÁ, tedy převede všechna písmena v textu na kapitálky neboli velká písmena. Napíšeme funkci VELKÁ a opět stačí pouze označit textovou hodnotu. Ukončíme funkci a stáhneme ji dolů a tato funkce převede všechna písmena na velká písmena.
Funkce VELKÁ2 / PROPER
Pro úpravu textových hodnot slouží ještě jedna funkce, která je v české verzi Excelu nazvaná jako funkce VELKÁ2, anglicky funkce PROPER. Tato funkce převede každé první písmen každého slova na velké písmeno a ostatní převede na malá písmena. Je tak naprosto ideální v situaci jako máme v příkladu, kdy potřebujeme, aby jméno i příjmení začínaly velkými písmeny, ale zbytek písmen byl malými písmeny. Takže použijeme funkci VELKÁ2, opět označíme textovou hodnotu, ukončíme funkci a potvrdíme a stáhneme ji dolů. Teď máme jména zaměstnanců uvedená v řádném formátu.
Funkce PROČISTIT / TRIM
U čištění dat v Excelu se vám bude hodit i funkce PROČISTIT, anglicky funkce TRIM. Tato funkce odebírá z buněk nadbytečné mezery. Je tedy skvělá v situaci, kdy před nebo za slovem ale dokonce i mezi slovy máme nadbytečné mezery, tak jako v dalším příkladu. Před některými jmény jsou mezery, stejně tak za nimi a někde máme více mezer i mezi jménem a příjmením. Použijeme funkci PROČISTIT a pouze označíme buňku s textem. Funkci potvrdíme a stáhneme ji dolů a tato funkce odstraní všechny nadbytečné mezery, a to dokonce i mezi slovy a zanechá pouze jednu mezeru.
Funkce VYČISTIT / CLEAN
V Excelu existuje i funkce VYČISTIT, neboli anglicky funkce CLEAN. Tato funkce se vám bude hodit ve chvíli, kdy potřebujete z buňky odstranit tzv. netisknutelné znaky, které se vám při exportování dat někdy ze systémů mohou vložit do buněk. Takový příklad máme zde, kde máme v buňce kromě názvu produktů i netisknutelné znaky.
Funkce VYČISTIT pomůže i s odskoky na řádek. Tyto odskoky vytvoříme pomocí klávesové kombinace ALT+ENTER. Pokud se odskoků potřebujeme zbavit, použijeme funkci VYČISTIT. A funkce VYČISTIT převede jméno a příjmení na jeden řádek.
