V dnešním videu se podíváme na funkci, která vám bezpochyby ušetří spoustu času a starostí. Řeč je o funkci OŘÍZNOUTOBLAST neboli anglicky funkce TRIMRANGE, která je dostupná pro předplatitele Office 365. Tato funkce vás totiž na jedno kliknutí zbaví nadbytečných řádků a sloupců, což je něco, co jsme až doposud museli řešit složitou kombinací excelových funkcí nebo pomocí dynamických pojmenovaných oblastí s funkcemi POSUN a INDEX.
Excelový soubor ke stažení:
Na to všechno zapomeňte.
A nejen to, kromě této úžasné nové funkce přibyla v Excelu ještě nová možnost, a tou je odstraňování nadbytečných buněk pomocí teček. Což je snad ještě možná lepší než samotná funkce OŘÍZNOUTOBLAST.
Pojďme se na tyto nové možnosti podívat na praktických příkladech.
Funkce OŘÍZNOUTOBLAST neboli funkce TRIMRANGE je funkce, která jednoduše zkrátí rozsah za poslední buňkou. Jinými slovy, tato funkce umí omezit vybranou oblast shora i zdola, potažmo zleva a zprava.
Funkce OŘÍZNOUTOBLAST má v základním nastavení pouze jeden parametr, a tím je oblast. Nejzákladnější použití funkce si ukážeme na jednoduchém příkladu. Ve sloupci máme seznam produktů, řekněme, že se na tento sloupec produktů chceme odkázat ve druhém sloupci, a zároveň chceme, aby kdykoliv přidáme nový produkt do prvního sloupce, aby se tento produkt přidal i do druhého sloupce.
Nejklasičtější způsob, jak se toto řeší v praxi je, že se prostě odkážeme na první seznam a označíme více řádků, abychom zajistili, že se nově přidané produkty přidají i na druhý seznam. Nicméně, když to potvrdíme, tak se nám vždy na volných řádcích objeví nuly.
Pokud jste nuly v rozsahu nechtěli, tak jste měli možnost je odstranit různými způsoby, třeba použitým pojmenovaných oblastí s funkcí POSUN nebo funkcí FILTER. Takže byste rozsah zabalili do funkce FILTER, kde by logickým pravidlem bylo, že chcete zahrnout pouze řádky, které se nerovnají nule. Po potvrzení by tyto nadbytečné nuly zmizeli.
Od teď můžete ale jednoduše použít funkci OŘÍZNOUTOBLAST. Znovu se odkážeme na seznam produktů a znovu označíme více řádků. Potvrdíme a máme stejný výsledek s nulami. Teď tento rozsah zabalíme do funkce OŘÍZNOUTOBLAST. Nic jiného nevyplňujeme a potvrdíme. A máme nazpět seznam bez nadbytečných řádků.
Samozřejmě je funkce dynamická, takže pokud do prvního seznamu dodáme nový produkt, tak se tento produkt po potvrzení okamžitě zahrne do druhého seznamu.
Funkce funguje i pro horizontální oříznutí, takže pokud bychom měli produkty v řádku, tak můžeme jednoduše použít funkci OŘÍZNOUTOBLAST, označit seznam a několik sloupců navíc a funkci potvrdit. A funkce OŘÍZNOUTOBLAST doručí pouze seznam produktů bez nadbytečných prázdných sloupců.
A to není vše.
Do Excelu přibyla nová vlastnost, a tou je omezování nadbytečných buněk i pomocí teček. Znovu se chceme odkázat na seznam produktů. Napíšeme rovná se a označíme seznam a několik buněk navíc. Potvrdíme a opět máme seznam s nulami. Vrátíme se do buňky, a za dvojtečku napíšeme tečku. Potvrdíme a nadbytečné řádky rovněž zmizeli. Funkci OŘÍZNOUTOBLAST tak můžete nahradit i těmito tečkami, které umístíte buď před nebo za dvojtečku.
Ukážeme si to na dalším příkladu.
Tentokrát máme ve sloupci s produkty prázdné řádky jak nad seznamem, tak pod seznamem. Opět se na tento seznam chceme odkázat, ale existuje šance, že nám někdo do seznamu produkty přidá, jak nahoru, tak dolů. Opět se odkážeme na seznam a označíme u toho prázdné řádky nad seznamem a několik prázdných řádků pod seznamem. Potvrdíme a vrátil se podle očekávání seznam včetně nul místo prázdných řádků. Abychom to ošetřili, použijeme funkci OŘÍZNOUTOBLAST. Zabalíme rozsah do funkce a přepneme se tentokrát do dalšího parametru oříznutí řádků. Zde máme na výběr, zda chceme oříznout všechny nadbytečné řádky, což je rovněž výchozí nastavení. Pokud tedy tento parametr nevyplníme, tak se automaticky odstraní všechny nadbytečné řádky, jak nad, tak pod seznamem.
Pokud v parametru vyplníme nulu, tak se neoříznou žádné nadbytečné řádky.
A pokud vyplníme jedničku, tak se odstraní pouze řádky ve vedení, tedy nahoře a zůstanou nadbytečné řádky dole.
Naopak pokud vyplníme dvojku, tak se odstraní nadbytečné řády dole pod seznamem, ale zůstanou nadbytečné řádky nahoře.
Takže díky této funkci máte na výběr, které oblasti řádků nebo sloupců chcete případně oříznout. To samé by platilo pro poslední parametr oříznutí sloupců. Zde máme na výběr stejné možnosti jako u řádků.
Vrátíme se do druhého parametru a jelikož chceme oříznout všechny nadbytečné řádky, tak tento parametr necháme prázdný. Potvrdíme a všechny nadbytečné řádky zmizely.
To samé můžete udělat i pomocí teček. Opět se odkážeme na seznam včetně nadbytečných řádků. Pokud chceme odstranit pouze horní řádky, tak použijeme tečku vlevo od dvojtečky. Potvrdíme a tím se odstřihly horní nadbytečné řádky.
Naopak pokud bychom chtěli odříznout pouze spodní řádky, tak použijeme tečku za dvojtečkou.
A pokud chceme pomocí teček oříznout všechny nadbytečné řádky, tak umístíme tečku jak vlevo, tak vpravo od dvojtečky.
Funkci OŘÍZNOUTOBLAST i tečky samozřejmě můžete kombinovat i s jinými funkcemi. Řekněme, že potřebujeme dohledat slevu do tabulku k produktům. Použijeme funkci XLOOKUP, ve které jako co označíme hledané produkty, plus několik prázdných řádků navíc. Tyto produkty hledáme ve sloupci s produkty a chceme vrátit výši slevy. Po potvrzení funkce vrátí slevu, ale na prázdných řádcích vrátí chybové hlášky.
A právě zde využijeme funkci OŘÍZNOUTOBLAST, kterou použijeme ve funkci XLOOKUP. To nám odstraní chybové hlášky.
Stejně tak můžeme použít i tečky. Chybové hlášky odstraní v nadbytečných řádcích i tečka, kterou umístíme za dvojtečku.
