V dnešním videu se podíváme na šablony v Excelu. Ukážeme si, k čemu jsou šablony dobré, jak je můžeme vytvořit a uložit a proč byste je měli začít používat. Šablony totiž dokáží ušetřit spoustu času, zejména u formátování excelových sešitů a listů. Šablony v Excelu jsou totiž speciálním excelovým sešitem, který nastavíme, uložíme a následně můžeme používat kdykoliv potřebujeme.
Šablonu vytvoříme tak, že otevřeme nový excelový sešit. V tomto excelovém sešitu nastavíme vše tak, jak potřebujeme. Řekněme, že každý týden tvoříme prodejní report, který má vždy stejnou strukturu. Excelový sešit má vždy pět listů, které jsou očíslované od jedničky do pětky. Report musíme vytvořit v korporátních barvách společnosti, pro kterou pracujeme. To znamená, že tabulky i grafy musí být pouze v povolených barvách. Na těchto pěti listech tvoříme tabulky a grafy a těchto pět listů následně tiskneme. Stránky tisku musí mít záhlaví s logem společnosti a v zápatí číslování stránek. Navíc je každý list nadepsaný slovy Prodejní report a tento nápis je barevně odlišený. Až do teď toto každý pátek nastavujeme v každém excelovém souboru ručně, což kromě toho, že je to otravná práce, to zabírá i spoustu času. A právě proto si nastavíme šablonu.
Šablonu nastavíme tak, že si otevřeme prázdný excelový sešit.
Začneme tím, že do sešitu přidáme listy, tak abychom jich měli pět. Listy rovnou přejmenujeme, tak jak potřebujeme. Říkali jsme, že jsou vždy očíslované od jedničky do pětky.
Každý list ještě nadepíšeme nadpisem. A abychom nemuseli každý list nadepisovat zvlášť tak označíme všechny listy a klikneme do první buňky na prvním listu a vybereme si nadpis, třeba Prodejní report. A tento nadpis chceme tučně. Tím, že jsme označili všechny listy, tak se nadpis propsal na všechny listy včetně tučného formátu.
Teď nastavíme barvy excelového sešitu. To uděláme z karty Rozložení stránky. Zde máme motivy, kde si můžeme nastavit vlastní barevnou kombinaci. Naše společnost využívá fialových barev, takže vybereme fialovou kombinaci barev. Pokud potřebujeme nastavit přesné kódy barev, tak zde vybereme Přizpůsobit barvy a barvy jednoduše upravíme podle potřeby.
Můžeme i změnit písmo, které se bude v excelovém sešitu používat. Řekněme, že využíváme místo klasického natavení písmo Arial. Takže změníme písmo na Arial a rovnou vidíme, že se přizpůsobují změněnému fontu i písmena a čísla v excelovém listu.
Tento aktuálně nastavený motiv můžeme i uložit, což se hodí pokud ho budeme chtít využívat i v jiných sešitech. To bychom udělali tak, že klikneme na motivy a vybereme Uložit aktuální motiv, motiv pojmenujeme a uložíme mezi ostatní motivy. Tento náš uložený motiv se teď zobrazí v sekci motivy pod záložkou vlastní.
Teď když máme nastavené korporátní barvy, tak se vrátíme k nadpisům na listech a barevně je odlišíme. Označíme buňky a změníme u nich barevnou výplň. Když rozklikneme barvené výplně, tak si můžeme všimnout, že se paleta barev přizpůsobila barevnému schématu, které jsme si nastavili před chvílí. Vybereme si barevnou výplň a toto aplikujeme na každém listu, tak abychom listy odlišili. Když máme hotovo, tak zbývá nastavit tisk.
Řekněme, že vždy tiskneme sloupce A až M, což je více sloupců, než kolik se vejde standardně na jeden list. A dále tiskneme řádky od 1 do 55, což je rovněž více než, kolik se standardně vejde na jeden list. Potřebujeme tedy nastavit oblast tisku. Bohužel nelze použít trik se spojením listů, když chceme nastavovat oblast tisku, takže musíme oblast tisku nastavit na každém listu zvlášť. Takže na prvním listu označíme požadovanou oblast pro tisk a na kartě Rozložení stránky najdeme Oblast tisku a vybereme Nastavit oblast tisku.
Když máme oblasti tisku nastavené, tak zbývá vložit logo a počítání stránek na listy. Aby se logo vložilo na všechny stránky, tak opět označíme všechny listy. A přepneme se na spodní liště do zobrazení Rozložení stránky.
Zde máme možnost nastavit záhlaví a zápatí stránek. Začneme záhlavím s logem. Klikneme do pravého horního rohu a přes kartu Záhlaví a zápatí vložíme obrázek. Najdeme obrázek loga, které chceme vložit a vložíme obrázek.
To jak bude obrázek vypadat zjistíme, když ze záhlaví klikneme mimo.
Obrázek je moc velký, takže jeho velikost upravíme tak, když klikneme zpátky do záhlaví a vybereme Formát obrázku.
Zmenšíme obrázek a teď ho zkontrolujeme a logo už vypadá lépe.
Ještě vložíme počítání stránek. Klikneme do zápatí do prostřední části stránky a na kartě Záhlaví a zápatí vybereme číslo stránky, napíšeme lomeno a vybereme ještě počet stránek. To nám teď očísluje aktuální stránku z celkového počtu stránek. Když opět klikneme mimo zápatí, tak vidíme, jak bude číslování stránek vypadat.
Jsme skoro u konce. Vrátíme se do klasického zobrazení sešitu pomocí ikony Normální. A ještě zkontrolujeme tisk. Přepneme se na kartu Soubor, kde vybereme Tisk. Jelikož jsme jako oblast tisku vybrali více sloupců a řádků než kolik se standardně vejde na list, tak musíme upravit měřítko tisku. Vybereme přizpůsobit list na jednu stránku. Tím se každý list vytiskne na vlastní stranu a my si tisk můžeme zkontrolovat pomocí posuvníku a náhledu. První list má číslo stránky 1 z celkového počtu stránek, přepneme se na druhý list, kde máme druhou stránku a vidíme i jinou barvu buněk a tak dále. Takto můžeme zkontrolovat všechny listy.
Teď je vše nastavené, tak jak potřebujeme.
Když máme šablonu vytvořenou, tak ji stačí uložit. Klikneme na kartu Soubor a vybereme Uložit jako. V navigačním okně nejprve změníme typ přípony souboru. Místo klasické přípony excelového sešit vybereme příponu šablona Excelu.
Tím se automaticky vybere složka, která je pro ukládání šablon nastavená. Většinou se jedná o složku Office Microsoft nebo podobnou složku. Máte v zásadě dvě možnosti, kam můžete šablonu ukládat. Buď budete své šablony ukládat do této předem nastavené složky, což má jisté výhody, které si z chvíli ukážeme. A nebo si vytvoříte vlastní složku, do které si šablony budete ukládat. Tak jako tak, nejprve změňte příponu souboru a následně buď potvrďte nebo změňte umístění a vyberte si složku, kterou chcete pro uložení šablony použít. Po změně přípony a výběru místa uložení, šablonu ještě pojmenujeme a když jsme hotovi, tak soubor uložíme.
Šablonu jsme vytvořili, uložili a teď s ní potřebujeme pracovat. Jak teď šablonu najdeme a otevřeme? Stačí otevřít zcela nový excelový soubor. Otevřeme nový excelový soubor a vybereme možnost Nový. Zde máme záložku Office a Osobní. Pod záložkou Office se ukrývají všechny šablony, které jsou vytvořené přímo Microsoftem.
Naopak pod záložkou osobní se ukrývají všechny šablony, které jste si uložili do přednastavené složky Microsoft. Což je ta výhoda, o které jsem mluvila u ukládání šablon do předem nastavené složky. Teď stačí na záložce Osobní vybrat šablonu, kterou chcete použít a když na ní kliknete, tak se šablon otevře a můžete s šablonou dále pracovat. Když jste hotoví, tak soubor klasicky uložíte jako excelový sešit a Excel zavřete. Šablona tím zůstane v původním stavu a vy se k ní můžete vracet a používat ji stále dokola.
Pokud nechcete své šablony ukládat do přednastavené složky, ale chcete si vytvořit svoji vlastní složku ale zároveň chcete, aby se vám tyto šablony zobrazovaly na záložce Osobní, tak musíte změnit nastavení v Excelu. V takovém případě klikneme na Soubor > Možnosti a vybereme Ukládání. Zde máme možnost nastavit složku Výchozí umístění excelových šablon. Zde si můžete nastavit vlastní adresu složky pro umisťování šablon a pak se vám na záložce Osobní budou ukazovat šablony z této nastavené složky.
