V dnešním videu se podíváme na několik problémů, se kterými se můžete setkat u řazení dat v Excelu. Řadit data můžeme buď pomocí automatického filtru v záhlaví, pomocí pravého tlačítka myši nebo z karty Data, kde máme možnost data seřadit. Ti z vás, co mají přístup k funkci SORT, mohou data rovněž seřadit pomocí této nové dynamické funkce, případně pomocí funkce SORTBY. Dnes se zaměříme na několik situací, se kterými se můžete setkat, které zapříčiní, že se vám správně neřadí data.
Excelový soubor ke stažení:
Nadbytečné mezery
Data se vám neseřadí správně, pokud se vám u některých hodnot vyskytují nadbytečné mezery. V příkladu máme sloupec s názvy měst, přičemž před některými městy jsou nadbytečné mezery. Pokud sloupec seřadíme, například podle abecedy, tak se data sice seřadí, ale na prvních místech budou data s nadbytečnými mezerami, seřazené podle abecedy a až po nich budou následovat správně seřazená data. Řešením je nadbytečné mezery odstranit, a to buď ručně nebo v pomocném sloupci, kde použijeme pro odstranění mezer funkci PROČISTIT, anglicky funkci TRIM. Pokud máte přístup k funkci SORT, která je dostupná ve verzích pro předplatitele Office 365 a licence 2021, tak můžete funkce spojit a ve vedlejším sloupci nejprve data očistit a následně je seřadit pomocí funkce SORT.
Netisknutelný znak
Data se vám neseřadí správně, ani pokud máte v některých buňkách před hodnotami netisknutelné znaky, což může být třeba odskok řádku, který vytvoříme pomocí kláves ALT a ENTER. Několik takových odskoků máme před některými hodnotami. Když na taková data uplatníte seřazení, tak se vám rovněž data neseřadí správně. Stejně jako u nadbytečných mezer se vám nejprve seřadí data, před kterými jsou tyto netisknutelné znaky a až následně se seřadí ostatní hodnoty. Jediným řešením je netisknutelné znaky odstranit.
Formát
Potrápit vás u řazení hodnot může i chybný formát dat. Ve sloupci máme mezi číselnými hodnotami i několik čísel, které jsou naformátované jako text. To poznáme podle zeleného trojúhelníku, který se nám u čísel objevil. Pokud byste ale vybrali ignorovat chybu, nebo to udělal někdo za vás, tak si takového nesouladu ve formátu nemusíte všimnout. Když taková data seřadíme, tak se nejprve správně seřadí číselné hodnoty, které mají správný formát čísla a až následně hodnoty, které jsou naformátované jako text.
Pokud by byla všechna čísla naformátovaná jako text, tak se naopak čísla seřadí podle počátečních hodnot, takže s nejprve seřadí jednička, následuje desítka a stovka. Pak se začne řadit od dvojky a následují všechna čísla začínající dvojkou atd. Řešením je převést čísla z textového formátu na správný číselný formát.
Sloučená buňka
Data se vám nepodaří vůbec seřadit, pokud máte mezi hodnotami sloučené buňky. Stačí jedna sloučená buňka a Excel vám po kliknutí na řazení oznámí, že pro seřazení musí mít všechny buňky stejnou velikost.
Neodlišené záhlaví
Nesprávně se vám data seřadí i ve chvíli, kdy nemáte odlišené záhlaví a použijete pro seřazení pravé tlačítko myši. Ve sloupci máme uvedená města a nad hodnotami máme jako záhlaví slovo Města. Záhlaví není nijak odlišeno od zbytku hodnot. Pokud klikneme do sloupce a vybereme seřadit, tak se seřadí i záhlaví města. Aby se záhlaví nezařadilo mezi hodnoty, které se řadí, tak stačí záhlaví jakkoliv odlišit. Třeba tučným písmem nebo barevnu výplní.
Jedna odpověď
😊