V dnešním videu si ukážeme, jak můžeme nástroje umělé inteligence například v podobě ChatGPT použít u práce s Excelem. Ukážeme si několik možností, kdy se vám spolupráce s ChatGPT může hodit a jak tyto nástroje můžete využít k tomu, abyste u práce v Excelu byli efektivnější nebo rychlejší.
Excelový soubor ke stažení:
K tomu abychom mohli použít ChatGPT je potřeba mít na této platformě založený účet. K založení účtu zdarma vám stačí pouze email. Když máme účet založený, tak otevřeme ChatGPT a podíváme se, jak ho můžeme u práce v Excelu využít.
Vysvětlení základních konceptů
ChatGPT můžeme využít u vysvětlení základních konceptů. Řekněme, že jsme se poprvé setkali s pojmem fixace buněk a potřebujeme ho vysvětlit. První, co bychom vždy ChatGPT měli objasnit je, že se náš dotaz týká aplikace Excel. Můžeme tedy do dotazu napsat něco jako Pracuji v Excelu a potřebuji vysvětit fixaci buněk. Dotaz potvrdíme a ChatGPT začne velmi rychle reagovat. ChatGPT nejen že vysvětlí koncept fixace buněk, ale i to, jaké fixace v Excelu existují, jak se buňky fixují a dokonce uvede i několik praktických příkladů.
S naším dotazem můžeme být klidně více specifičtí. Řekněme, že jsme se v Excelu setkali s buňkami s dolary a nevíme, že se jedná o fixaci. Můžeme se tak třeba zeptat V Excelu mám buňky $A$1 a $A1, jaký je mezi nimi rozdíl? Dotaz potvrdíme a ChatGPT začne zase velmi reagovat a vysvětlí nám rozdíl mezi buňkami. Vysvětlí nám koncept fixace, uvede příklady včetně praktického využití.
Vysvětlení funkcí
Kromě základních konceptů si můžeme nechat od ChatGPT vysvětlit i excelové funkce. Můžeme ChatGPT položit dotaz ve stylu V Excelu mám funkci COUNTIFS, potřebuji vysvětlit k čemu se používá včetně tří praktických příkladů využití. Dotaz potvrdíme a počkáme si na odpověď. ChatGPT nejprve velmi správně vysvětlí k čemu se funkce používá včetně syntaxe funkce a jednotlivých parametrů. Dále jsme požádali o tři praktické příklady. I ty nám ChatGPT poskytne. A příklady nejsou vůbec špatné. Nejprve nám v příkladu vysvětlí zadání, tedy s jakými daty v příkladu ChatGPT pracuje a jak jsou data v Excelu uspořádána. A nakonec nám v rámečku ukáže celou funkci.
Zeptat se můžeme i na využití funkce. Řekněme, že jsme se setkali s funkcí SOUČIN.SKALÁRNÍ a nevíme, kde ji v praxi využijeme. Můžeme se zeptat ChatGPT. Zeptáme se třeba V Excelu mám funkci SOUČIN.SKALÁRNÍ, kde tuto funkci využiji v praxi? Potvrdíme dotaz a počkáme si na odpověď. A stejně jako v přechozích příkladech je nejen vysvětlení ale i praktické příklady přesné. V tomto případě ChatGPT dokonce zobrazí tabulku, na kterých použití funkce vysvětluje.
Příklad můžeme ale i otočit.
Nevím, jakou funkci použít
Kolikrát jste se v Excelu potýkali se situací, že jste potřebovali něco spočítat, ale nevěděli jste jakou funkci pro výpočet použít? Začneme jednoduchým příkladem a uvidíme, jak si s ním ChatGPT poradí. V příkladu máme malou tabulku, kde máme produkty, města a tržby. Naším úkolem je spočítat průměrnou tržbu, ale pouze pro pobočku Praha. Řekněme, že nejste fanouškem Akademie Excelu a nevíte jakou funkci máte pro výpočet použít. Zeptáme se ChatGPT. Dotaz by mohl vypadat nějak takto.
Můžeš mi poradit s výpočtem v Excelu? Potřebuji funkci, která spočítá průměrnou výši tržeb na základě podmínky. Podmínka je, že tržby jsou na pobočce Praha.
Položíme dotaz a potvrdíme. ChatGPT nám správně doporučí použít funkci AVERAGEIF nebo AVERAGEIFS, což je výpočet průměru na základě podmínky nebo podmínek. Dokonce nám poskytne i návod, jak bychom funkci měli použít. Máme jen jednu podmínku, takže v takovém případě nám radí použít funkci AVERAGEIF, kde nejprve označíme rozsah s pobočkami, pak napíšeme slovo Praha v uvozovkách a nakonec označíme rozsah s tržbami, což je správný postup. Dokonce nám ChatGPT nabídne i jiné alternativy výpočtu.
Řekněme, že jsme ale úplný začátečníci v Excelu a toto vysvětlení funkce nám nestačí. Potřebujeme detailnější návod, jak funkci použít pro naše data. Můžeme se tedy ještě zeptat na podrobnější návod.
V Excelu mám města v buňkách B4:B21, produkty v buňkách A4:A21 a tržby v buňkách C4:C21. Můžeš mi funkci AVERAGEIF napsat pro moji tabulku?
Tím, že navazujeme na předchozí dotaz, tak nemusíme ChatGPT opakovat, jaký výpočet chceme provést a ChatGPT plynule navazuje na předchozí dotaz. ChatGPT vrátil návod, jak funkci napsat. V příkladu použil data, která jsou strukturovaná stejně jako jsme je zadali v dotazu. Zkusíme ověřit správnost funkce podle ChatGPT. Kód můžeme z ChatGPT dokonce zkopírovat ale musíme si dát pozor na to, že ChatGPT vrací funkci s čárkami jako oddělovači, české Excely ovšem používají středníky. Takže když funkci nakopírujeme do Excelu, tak ještě čárky ve funkci musíme nahradit středníky. Funkci potvrdíme a ověříme její správnost. Vedle v buňce mám skrytý výpočet, který jsme použila k výpočtu a výpočet se shoduje. Jediné co můžeme vylepšit je, že ve výpočtu od ChatGPT nahradíme slovo Praha v uvozovkách odkazem na buňku, kde máme město uvedené. Jinak byl ale výpočet od ChatGPT naprosto správně.
Konkrétní příklady
ChatGPT můžeme použít i v případě, že potřebujeme poradit vyřešit konkrétní problém. Ukážeme si to na třech různých příkladech. Nejprve se ChatGPT zeptáme, jak vyřešit určitý problém v Excelu a uvidíme, s čím ChatGPT přijde.
Začneme jednoduchým příkladem na vážený průměr. V Excelu neexistuje pro výpočet váženého průměru přímo funkce, takže se zeptáme ChatGPT na postup výpočtu.
„V Excelu potřebuji spočítat vážený průměr. Poradíš mi jakou funkci použít?“ Dotaz potvrdíme. ChatGPT začne vracet odpověď a opět vyřeší náš excelový problém. Kromě postupu vrátí i ukázku dat, na kterých nám vysvětlí podrobný postup včetně rozpadu na jednotlivé kroky. Následně nám složí celou funkci dohromady, kterou teď můžeme vzít a přetvořit v našem Excelu. ChatGPT nám radí, že máme nejprve použít funkci SUMPRODUCT, což je česká verze SOUČIN.SKALÁRNÍ. A tuto funkci vydělit SUMOU. Tak to zkusíme. Napíšeme funkci SOUČIN.SKALÁRNÍ, kde označíme nejprve váhy a následně hodnoty. A to celé vydělíme sumou vah. Funkce potvrdíme a kombinace funkcí doručila vážený průměr.
V dalším příkladu si nevíme rady s velmi častým excelovým problémem, kterým je oddělení textu v buňce. Pokud nevíme, jak příklad vyřešit, tak se buď můžete podívat na video na Akademii Excelu a nebo využít ChatGPT. ChatGPT položíme následující dotaz.
V Excelu mám ve sloupci spojené kódy produktů a název produktu. Například A100-Kalhoty. Kód a produkt je od sebe oddělený pomlčkou. Potřebuji buňku rozdělit podle pomlčky a to pomocí excelové funkce. Poradíš mi?
Dotaz potvrdíme a počkáme s čím ChatGPT přijde.
ChatGPT nám radí použít textové funkce, které opět vrací s anglickými názvy, takže si musíme najít jejich český překlad. Kromě toho nám ale vrací návod, jak nejprve oddělit kód před pomlčkou a v druhé části nám radí, jak oddělit kód za pomlčkou. Tak to zkusíme. Zkopírujeme první funkci a vložíme ji do Excelu, abychom na ní viděli a zkusíme ji předělat do české verze.
Pro oddělení kódu nám ChatGPT radí, abychom nejprve použili funkci LEFT, což je funkce ZLEVA. V ní máme označit první buňku s textem, následuje funkce FIND, což je funkce HLEDAT. Ve které hledáme pomlčku a tu hledáme opět v buňce s textem. A od toho odečteme jedničku. Funkci ukončíme a potvrdíme a funkce funguje. Stáhneme ji dolů a máme oddělené kódy produktu.
Zkusíme i druhou část. Opět zkopírujeme funkci a vložíme ji do Excelu, abychom na ni viděli a opět ji předěláme do české verze. Máme nejprve použít funkci RIGHT, což je funkce ZPRAVA. V ní máme značit buňku s textem. Následuje funkce LEN, což je funkce DÉLKA, kde označíme text a od ní odečteme funkci HLEDAT, kde hledáme pomlčku v textu. Ukončíme funkci a potvrdíme a funkce opravdu oddělila produkt za pomlčkou. Funkci stáhneme dolů pro ostatní řádky a vše se vrací správně.
ChatGPT nám na závěr dokonce poradil, že alternativním způsobem bychom mohli text v buňce rozdělit pomocí nástroje Text do sloupců.
A co kdybychom příklad ještě trochu ztížili?
V Excelu mám ve sloupci spojené kódy produktů, název produktu a barvu. Například A100-Kalhoty/červená. Kód a produkt je od sebe oddělený pomlčkou a produkt a barva je oddělený lomítkem. Potřebuji buňku rozdělit podle pomlčky a lomítka a to pomocí excelové funkce. Poradíš mi?
Na tomto příkladu je nejtěžší extrahovat prostřední část textu. Potvrdíme dotaz a uvidíme, zda nám ChatGPT poradí správně. Po chvilce vrátí ChatGPT odpověď. První část je stejná jako v předchozím příkladu, jelikož potřebujeme extrahovat text před pomlčkou. Poslední část je rovněž stejná, akorát jsme nahradili pomlčku lomítkem. My se zaměříme na oddělení prostřední části textu, jelikož to je nejsložitější funkce. Zkopírujeme funkci a vložíme ji do buňky v Excelu. A jelikož je funkce dlouhá, tak ji zkusíme opravit přímo v buňce a půjdeme krok po kroku. Funkce MID je funkce ČÁST. Odkaz na buňku A1 nahradíme v celé funkci odkazem na naši buňku s textem. Čárku nahradíme v celé funkci středníkem. Zbývá nahradit funkci FIND funkcí hledat. Funkci potvrdíme a funkce funguje a opravdu oddělila prostřední část textu. Stáhneme funkci pro ostatní řádky a funkce na každém řádku vrací správný výpočet.
Náhled na data
Stejně jako ChatGPT vrací na ukázku tabulky dat, tak můžete i vy poskytnout náhled na vaše data ChatGPT a nechat si poradit. Můžeme data z Excelu zkopírovat a nechat si poradit s konkrétním výpočtem nebo se ChatGPT třeba zeptat na návrhy výpočtu.
V příkladu máme tabulku dat a nevíme, jak bychom data mohli analyzovat. Zkusíme se zeptat ChatGPT. Zkopírujeme data z Excelu a napíšeme dotaz něco jako V Excelu mám následující data a potřebuji poradit, jaké výpočty s nimi mohu provést? A na závěr vložíme zkopírovaná data. Dotaz se vloží včetně náhledu tabulky a ChatGPT nám začne navrhovat výpočty. A nejen to, dokonce vám ukáže jak výpočty provést, včetně funkcí a parametrů funkcí. Navrhuje nám například spočítat průměrné tržby pomocí funkce AVERAGEIF, celkové tržby podle pobočky, průměrné tržby dle produktu atd, dále nám navrhuje použít k analýze kontingenční tabulku a grafy pro vizualizaci. ChatGPT tedy můžeme využít i pro inspiraci, když si nejsme jistí, jak bychom naše data měli analyzovat. Samozřejmě je potřeba mít na paměti, že bychom ChatGPT nikdy neměli poskytovat citlivé nebo tajné údaje, ale naše reálná data nahradit fiktivními čísly.
U práce s ChatGPT musíte mít na paměti, že je potřeba vždy ověřit správný výsledek, jelikož ne vždy ChatGPT vrátí 100 % správný výsledek. S tím, jak se ale neustále ChatGPT zdokonaluje, tak jsou jeho odpovědi stále lepší a přesnější, o čemž jsme se přesvědčili i v dnešním videu.
2 komentáře
👍😊
Dotaz. Do ChatGPT.com jste se registrovala přes Google, Microsoft, Apple. Protože pouze přes e-mail nelze do ChatGPT.com vstoupit a registrace je náročná a vadí, že chce další soukromé údaje a zpřístupní pouze omezenou verzi.