V dnešním videu se podíváme na 10 širších excelových problémů a jejich možných řešení. Neboli, si ukážeme, jak být při práci v Excelu daleko více efektivní. Základem efektivity v Excelu je vědět, kdy použít který excelový nástroj. Excel jako takový nám poskytuje spoustu nástrojů, od excelových funkcí, přes kontingenční tabulky až po složitější nástroje jako Power Query nebo Power Pivot. Proto je dobré vědět od všeho trochu. Už základní znalost kontingenčních tabulek, excelových tabulek nebo Power Query vám dovolí řešit nejrůznější problémy pomocí toho nejvhodnějšího nástroje. Nejvíce se v Excelu totiž nadřou ti, co se snaží zadání mermomocí vyřešit pomocí excelových funkcí, když by stejný problém vyřešili během minuty pomocí jiného dostupného nástroje.
10 excelových problémů
V dnešním videu si projdeme několik tipů a triků, které zajistí, že vaše práce v Excelu bude co nejefektivnější.
Problém: Spousta excelových funkcí
Řešení: využijte nejmodernější dostupné nástroje
I přesto, že Excel existuje přes 35 let, tak k nejzásadnějším změnám v jeho vývoji došlo v posledních několika letech. A to prostřednictvím předplatného Microsoft 365. Kromě toho, že se v tomto Excelu změnil celý výpočetní systém, na kterém Excel pracuje, došlo k představení i obrovského množství nových excelových funkcí, které jednoduše řeší dříve složité až neřešitelné excelové problémy. Problémy jako čištění textu, oddělování textu podle různých oddělovačů, sloučení tabulek pomocí jedné funkce, generování náhodných čísel, vyselektování jedinečných seznamů, vyhledávání s duplicitami nebo funkce na filtraci dat. To vše bylo během posledních dvou let přidáno do Excelu. Výhody nového výpočetního systému mohou ale využívat pouze předplatitelé Microsoft 365 a v omezené míře i licence Office 2021. Prvním klíčem k efektivitě je tak neustále sledovat nové nástroje, které vám vaši práci usnadní. A nemusíte se přitom učit vše. Už jen minimální znalost Power Query a osvojení si několika nových funkcí v Microsoft 365 vás posune v používání Excelu o několik mílových kroků dopředu.
Problém: Aktualizace funkcí
Řešení: Excelové tabulky
Zapomeňte na protahování vzorců a aktualizaci funkcí. Dalším nástrojem, který byste si pro efektivní práci v Excelu měli osvojit, je používání excelových tabulek. Jedná se o jeden z nejlepších nástrojů, které v Excelu můžete využívat. Zdaleka největší výhodou používání excelových tabulek je to, že jakékoliv funkce nebo kontingenční tabulky, které jsou na excelové tabulky navázané se automaticky aktualizují. Pokud tedy máme vedle excelové tabulky výpočet, například součet tržeb podle produktu pomocí funkce SUMIFS. A přidáme do tabulky naspod nová data, tak se nová data okamžitě zahrnou do výpočtu, a to i bez toho, abychom aktualizovali vzorec nebo protahovali funkci a měnili rozpětí buně ve funkci. Díky používání excelových tabulek si tak výrazně snížíte potenciální chybovost, která vzniká v důsledku neprotažení vzorců. Zároveň vás excelové tabulky nutí udržovat data ve správném tabulkovém formátu, čímž si usnadníte život, jelikož vaše data budou ve správné struktuře.
Problém: Složité kombinace excelových funkcí
Řešení: Správný formát zdrojových dat
Navážeme na předchozí bod, kde jsme si řekli, že excelové tabulky vás donutí držet zdrojová data ve správném formátu. Proč je to důležité? Jelikož většina excelových funkcí, nástrojů, ale i kontingenčních tabulek je navržená tak, aby pracovala s tabulkovým rozložením dat. Pokud tedy ve svých Excelech zápasíte se složitými kombinacemi excelových funkcí, kde musíte požívat funkce jako POSUN, abyste třeba sečetli data, šance je, že se tak trápíte právě proto, že vaše data nejsou ve správném formátu. Extrémně hodně problémů vzniká, když máte pracovat s netabulkovými zdroji, to je ten čas, kdy se vám může hlava zavařit nad vhodnou funkcí, která vlastně možná ani neexistuje, jelikož je rozložení dat natolik komplikované, že na to vlastně ani funkce neexistuje. Excelové funkce ve své podstatě nejsou složité. Většina z nich je v zásadě velmi jednoduchá. Zbytečná složitost a komplexnost přichází téměř vždy kvůli špatně strukturovaným datům. Jinými slovy, děláme si ten život složitější sami. Když máte data ve správném formátu a struktuře není užívání excelových funkcí složité.
Problém: Automatizace nudných úkolů
Řešení: Power Query
Nástroj Power Query je skvělým pomocníkem, pokud v Excelu neustále opakujete ty samé úkony dokola. Řekněme, že vám každý měsíc přijde Excel se zdrojovými daty. Tento Excel přijde ze systému, a vždy jsou v něm ty samé chyby, které musíte upravit. Musíte například Excel nahrát do sdílené složky, a než s ním začnete pracovat, tak v něm musíte udělat úpravy jako oddělit text od datumu, přidat sloupec pro výpočet, oddělit od sebe textové hodnoty, jiné dva sloupce zase spojit dohromady atd. Následně vyčištěná data vezmete a nakopírujete je do jiného Excelu. Kromě toho, že vám to zabírá spoustu času, tak je to i neustále se opakující nuda. A přesně k tomuto účelu slouží Power Query. Na základě už jen základní znalosti Power Query, dokážete provést všechny tyto úkony automaticky, takže až vám příště takový Excel přijde, tak ho jen nahrajete do složky, spustíte aktualizaci a všechny úkony se provedou sami. Následně se vyčištěná data nahrají do společného Excelu, zatímco vy jste si vařili kávu.
Problém: Složitá struktura tabulek
Řešení: Kontingenční tabulka
V Excelu se vždy musíte rozhodnout, zda si práci ulehčíte tím, že upřednostníte strukturu dat, čímž si ulehčíte práci a nebo zda zvolíte cestu vizuální. Vždy je lepší upřednostnit strukturu nad formátem. Taky, ne všechno musíte v Excelu vyřešit pomocí excelových funkcí. Řekněme, že po vás někdo chce, abyste na prezentaci odevzdali tabulku, která bude vypadat nějak takto. Pokud byste tuto tabulku chtěli tvořit pomocí funkcí, tak byste si zavařili. Sloučené buňky v záhlaví, pod tím další buňky, podle kterých byste museli vyhledávat, stejně jako další kritéria na řádcích. Není to neřešitelný úkol, ale bude vyžadovat trochu komplexnosti. V takovém případě upřednostněte kontingenční tabulky. Pokud máte zdrojová data ve správném tabulkovém formátu, tak vytvořte kontingenční tabulku, kde podobně strukturovanou tabulku vytvoříte na několik málo kliknutí bez jediné excelové funkce. Navíc, když do zdroje přidáte nová data, tak se kontingenční tabulka na jedno kliknutí aktualizuje.
Problém: Neochota se učit novým postupům
Řešení: Naučte se od všeho trochu
Spoustu práce si přidělávají ti, co například trvají na využívání jen svých oblíbených nástrojů. Určitě jste se někdy setkali s člověkem, co vždy vše v Excelu řeší jen pomocí funkcí. A odmítá jakékoliv jiné nástroje, které by mu práci zefektivnily, jako třeba Power Query nebo kontingenční tabulky. Nebo je někdo zase takový milovník kontingenčních tabulek, že odmítá cokoliv řešit pomocí jiných postupů a to i za cenu složitých kotrmelců a úprav, jen aby mohl použít svůj oblíbený nástroj. Základem efektivity je vždy použít nástroj, který vám dovolí úkol vyřešit rychle, efektivně a pokud možno bez chyb.
Problém: Spousta nástrojů, nevím co dřív
Řešení: Selektivní učení
Je jen málo excelových nadšenců, kteří mají Excel jako hobby. Většina z vás používá Excel jako nutné zlo, které je potřeba k výkonu práce. Základem efektivní práce v Excelu je identifikace toho, co v Excelu nejčastěji děláte. Když víte, co v Excelu nejčastěji provádíte za úkony, tak je pro vás snazší vybrat si oblasti, ve kterých se musíte zdokonalit. Je super, že víte, jak se používají super složité finanční funkce, když je ale ve své činnosti nevyužijete, nikdo to neocení. Naopak, pokud trávíte hodiny týdně ručním čištěním dat, zaměřte svou pozornost buď na excelové funkce, které text čistí nebo třeba na Power Query. Naučte se triky, které vám ve vaší oblasti práce pomohou. Tvoříte například každý týden report pro svého šéfa, který vypadá stále stejně? Investujte čas do toho propojit zdrojová data s cílovým reportem nebo si rovnou vytvořte vzor pomocí kontingenčních tabulek, který budete jen týdně aktualizovat.
Problém: Velká komplexnost
Řešení: Rozdělte si problém na menší díly
Hodně problémů v Excelu pramení z toho, že se snažíme zakomponovat hodně scénářů a možností do jednoho Excelu. To je třeba něco, s čím bojuji dodnes. Když tvoříte Excel, tak se vám může stát, že vás v průběhu tvorby napadají další a další možnosti, co by bylo dobré přidat, aby váš výsledný Excel třeba počítal. Chcete přidávat možnosti, čímž sice dáváte potenciálním uživatelům větší flexibilitu ale sami si neskutečně ztěžujete práci a rovněž zvyšujete šanci na chybu. To je taková ta situace, kdy se snažíte v Excelu ošetřit pomocí stonásobné podmínky KDYŽ všechny možné scénáře apod. Daleko lepší je věnovat se v rámci jednoho Excelu jednomu problému. Nebo co list to jeden řešení a jeden scénář. Nejen, že pro vás bude tvorba takového Excelu příjemnější a snadnější, ale oceníte to i při budoucí údržbě a používání.
Problém: Nesystémovost a ukvapenost
Řešení: Dodržování zásad pro tvorby Excelu
Děláme to všichni čas od času. Narychlo vytvoříme tabulku nebo graf, rychle ho vložíme třeba do power pointové prezentace, zformátujeme ho a je hotovo. Až do doby, než se zdrojová data změní a musíme celý proces opakovat. Než začnu vytvářet nějaká řešení v Excelu nebo počítat, tak investuji pár minut do promyšlení toho, jak si ušetřit čas i v budoucnu. Místo toho, abych rychle začala něco nahodile počítat, tak si připravím buňky tak, abych jim zaprvé rozuměla i za týden nebo dva měsíce a věděla jsem s čím a jak jsem počítala a za druhé tak, abych případné vstupy mohla rychle a efektivně měnit případně opravit. Vždy je lepší investovat několik minut do přípravy než několikrát Excel předělávat.
Problém: Nerozumím jinému Excelu
Řešení: Nejmodernější nástroje
Žijeme ve světe, kde se rozmáhá umělá inteligence. Občas není na škodu využít pro urychlení práce nebo lepšímu porozumění i tyto moderní nástroje. Zejména CHAT GPT se v tomto ohledu velmi zlepšuje. Představte si, že vám kolega poslal soubor, kde jsou takto komplexní funkce a vaším úkolem je s tímto souborem pracovat a nedej bože vzorce i upravovat. Co když ale nechápe ani co ta funkce počítá? Pomoci vám může třeba CHAT GPT. Vezmeme tuto funkci, otevřeme CHAT GPT a zeptáme se, zda nám může funkci vysvětlit. Funkci vložíme a necháme CHAT GPT, aby nám poradil. Po chvilce vrátí docela impresivní odpověď, kde rozložil jednotlivé části funkce a vysvětlil nám, co která část funkce dělá. Dokonce správně odhalil, že celá funkce slouží k vyselektování jedinečných hodnot ze seznamu na základě podmínky. Takto si můžete nechat vysvětlit funkce, vzorce a nebo si třeba necháte poradit, jak se tvoří kontingenční tabulka. CHAT GPT vám dokonce může poradit i s tím, jak máte zdrojová data analyzovat, když mu poskytnete náhled na vaše data.
To bylo něco málo k tomu, jak můžete zvýšit svou efektivitu, co se týče práce v Excelu. Máte ještě nějaký tip na to, jak být v Excelu efektivnější? Jaké postupy používáte vy? Dejte mi vědět v komentáři pod videem. Pokud se vám video líbilo budeme rádi, pokud se stanete členem Akademie Excelu na našem webu nebo odběratelem Akademie zde na Youtube. A já se zatím budu těšit u dalšího videa.
Jedna odpověď
😊👍