Ganttův diagram v Excelu | Nejlepší graf pro projektový management

V dnešním videu si ukážeme, jak v Excelu vytvořit Ganttův diagram. Jedná se o typ pruhového grafu, který se skvěle hodí například v projektovém managementu nebo kdekoliv, kde chcete vyjádřit posloupnost určitých kroků nebo činností. Ganttův diagram lze v Excelu vytvořit několika způsoby, my si v dnešním videu ukážeme, jak Ganttův diagram vytvořit pomocí pruhového grafu. I přesto, že se na první pohled jedná o pruhový graf, tak při jeho tvorbě narazíte na několik chytáků. Jak tento graf vytvořit bez potíží si ukážeme právě v tomto videu.

Pro členy Akademie Excelu máme i navazující video, kde si ukážeme, jak v Ganttově diagramu zobrazit dnešní datum

Excelový soubor ke stažení:

Ganttův diagram

V příkladu máme tabulku, ve které máme uvedených několik projektů a datumy, kdy projekty začínají a končí. Projekty by v tabulce mohly nahradit i jednotlivé úkoly, které máme zpracovat a datumy, do kdy máme úkoly zpracovat. Z této tabulky chceme vytvořit Ganttův diagram, který bude zobrazovat začátek a konec projektů, přičemž délku sloupce bude určovat počet dnů, které máme na projekt. 

Proto abychom Ganttův diagram mohli vytvořit budeme ještě potřebovat celkový počet dnů, což není nic jiného než počet dnů mezi konečným a počátečním datumem. Takže klikneme do buňky a spočítáme rozdíl mezi datumy. Datumy od sebe jednoduše odečteme. Takže konečné mínus počáteční datum. Vzorec potvrdíme a stáhneme ho dolů.

Ganttův diagram v Excelu 2

Teď máme všechna data k tomu, abychom Ganttův diagram mohli vytvořit. V grafu budeme potřebovat název projektu, počáteční datum a počet dnů, které máme na dokončení projektu. Hned na úvod je zde malý chyták. Nejprve vám ukáži, co by se stalo, kdybychom chtěli Ganttův diagram vytvořit z této tabulky v této podobě. Označíme název projektu včetně počátečního datumu, podržíme klávesu CTRL a označíme ještě sloupec s počtem dnů. Teď na kartě Vložení najdeme Grafy a vybereme Další doporučené grafy. Gantův graf je vlastně pruhový graf, takže vybereme v nabídce pruhový graf a zde vybereme skládaný pruhový graf. Potvrdíme vytvoření grafu a pruhový graf se vloží do sešitu. V této podobě se na osu y vložil jak název projektu, tak počáteční datum a na osu x se vložil celkový počet dnů. To není to, co jsme potřebovali. Tento graf by v této podobě nešel upravit do podoby Ganttova diagramu.

Chyták je ve formátu datumu. Tento graf smažeme a nejprve upravíme zdrojovou tabulku. Abychom graf mohli vytvořit, tak jak potřebujeme, tak nejprve musíme dočasně změnit formát počátečního datumu na obecné číslo. Takže označíme datumy a na kartě Domů vybereme klasický obecný formát čísla. 

Ganttův diagram v Excelu 4

Teď zkusíme graf vytvořit znovu. Označíme název projektu včetně počátečního datumu, podržíme klávesu CTRL a označíme ještě sloupec s počtem dnů. Na kartě Vložení najdeme Grafy a vybereme opět Další doporučené grafy. V nabídce vybereme pruhový graf a skládaný pruhový graf. 

Ganttův diagram v Excelu 5

Potvrdíme vytvoření grafu a pruhový graf se vloží do sešitu. Graf posuneme a trochu ho zvětšíme, aby se s ním lépe pracovalo. Tím, že jsme datumy převedli na obecný formát čísla, tak se teď graf vložil v podobě, v jaké ho potřebujeme. Na ose y máme uvedené projekty a na ose x máme datumy, i když teď ještě v obecném formátu.

Ganttův diagram v Excelu 6

Než začneme s formátováním grafu, tak nejprve nazpět změníme formát datumu. Teď když máme graf vytvořený, tak stačí změnit formát datumu ve zdrojové tabulce opět na datum. Označíme hodnoty ve sloupci a na horní liště vybereme Formát datumu. Tím, že se změní formát v tabulce, se nový formát propíše i do grafu.

Ganttův diagram v Excelu 7

Smažeme pomocné vodicí čáry, které v grafu nepotřebujeme a zatím můžeme smazat i název grafu a legendu grafu. Teď zformátujeme samotný graf. Modrý pruh v grafu vyjadřuje počátek, což nedává smysl, takže tuto část grafu můžeme skrýt. Klíčové pruhy jsou ty oranžové, které začínají vždy v počátečním datumu a jejich délka vyjadřuje počet dnů pro projekt. Tím pádem vyznačují počátek a konec projektu. Označíme modré pruhy a změníme u nich barevnou výplň na bílou, včetně bílého ohraničení pruhu. Pruhy jakoby zmizely z grafu a teď v grafu zůstaly viditelné pouze pruhy vyjadřující délku projektu. U těchto pruhů můžeme rovněž změnit barevnou výplň dle potřeby a pruhy můžeme podle potřeby zformátovat. Aby graf vypadal lépe, tak můžeme zmenšit šířku mezery mezi pruhy. Takže pravé tlačítko myši a Formát datové řady a zde zmenšíme šířku mezery, což pruhy udělá tlustší.

Teď musíme vyřešit to, že pruhový graf vždy zobrazí data ve zdrojové tabulce v obráceném pořadí. Zatímco ve zdrojové tabulce máme projekty seřazené od prvního projektu po desátý, tak pruhový graf zobrazil projety v obráceném pořadí. Řešení jsou dvě. Můžete rovnou upravit a seřadit zdrojovou tabulku v obráceném pořadí, což ovšem není většinou žádoucí. S obráceným pořadím si ale můžeme poradit i v rámci formátování grafu. Označíme osu y a vybereme Formát osy. V možnostech osy vybereme Pozice osy a zde zaškrtneme Kategorie v obráceném pořadí. Tím se projekty správně seřadí, ale osa x se nám tím posunula nahoru do grafu. 

Ganttův diagram v Excelu 9

Označíme tedy rovnu osu x a upravíme ji. Když máme osu x označenou, tak v Možnostech osy vybereme Popisky a nastavíme zde vysoko. Tím se popisky přesunou zpátky dolů. 

Kromě pozice osy ještě upravíme počátek osy x. Jak vidíme, tak v tabulce máme nejnižší datum 1.3.2024, kdežto v grafu začíná osa v dřívějším datumu. Když máme osu x označenou, tak ještě upravíme minimální hodnotu. V možnostech osy máme možnost upravit minimální hodnotu osy, takže zde nastavíme první datum, které máme v tabulce. Osa se upravila a my můžeme zavřít formát osy.  

Ganttův diagram v Excelu 11

Teď už graf vypadá tak, jak potřebujeme. U každého projektu začíná pruh v počátečním datumu a končí v datumu, kdy máme projekt dokončit. Délka pruhu vyjadřuje počet dnů, které máme na projekt. Graf bychom ještě dále mohli formátovat dle potřeby. Dle potřeby můžeme do grafu vložit název grafu, popisky os nebo popisky dat.

Ganttův diagram v Excelu 12

V navazujícím videu Jak zobrazit dnešní datum v grafu si ukážeme, jak v Ganttově diagramu dynamicky zobrazit dnešní datum.

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT

Jedna odpověď

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *