Databázové funkce v Excelu | Lepší než SUMIFS a COUNTIFS

V dnešním videu se podíváme na databázové funkce, které jsou v Excelu již od verze 2010. Databázovou funkci v Excelu najdeme pro všechny nejpoužívanější excelové funkce jako je SUMA, PRŮMĚR, MIN a MAX nebo POČET a POČET2. A proč by vás tyto funkce měli zajímat? Protože v mnoha případech jsou daleko užitečnější než oblíbené funkce SUMIFS a COUNTIFS. Proč byste tyto funkce měli znát, si právě ukážeme v dnešním videu. Pro členy Akademie Excelu máme na toto video rovněž navazující video, kde si ukážeme použití databázových funkcí na několika různých praktických příkladech.

Excelový soubor ke stažení

Databázové funkce v Excelu

Databázovou funkci v Excelu poznáme podle písmena D, kterou má před funkcí. Jedná se tedy o funkce DSUMA, DPOČET, DPOČET2, DMIN nebo DMAX. Mezi databázové funkce se řadí i funkce DZÍSKAT, o které máme samostatné video. 

A začneme hned prvním příkladem, na kterém si použití databázových funkcí ukážeme. V příkladu máme zdrojovou tabulku hodnot, ve které máme datumy, produkty a tržby. Vedle v tabulce máme uvedené kritérium, podle kterého chceme hodnoty v tabulce sečíst, spočítat, průměrovat nebo určit minimální a maximální hodnotu.

Použití databázových funkcí má několik pravidel, která si musíte zapamatovat. Tato pravidla si ukážeme u použití první funkce pro součet.

Databázové funkce 1

Základní použití databázových funkcí

Součet tržeb spočítáme pomocí funkce DSUMA, anglicky funkce DSUM. Napíšeme funkci DSUMA, kde prvním parametrem funkce DSUMA je databáze. Databáze v databázových funkcích znamená zdrojovou tabulku. Základním pravidlem ale je, že musíme označit celou zdrojovou včetně záhlaví tabulky. Záhlaví je v tomto případě klíčové. Napíšeme středník a dalším parametrem je pole. To je hodnota, pro kterou chceme provést výpočet. Chceme sečíst tržby. Máme na výběr ze tří zápisů tohoto parametru. Můžeme zde buď napsat pořadové číslo sloupce ze zdrojové tabulky, ze kterého chceme vrátit hodnoty. Chceme sčítat tržby a tržby jsou třetím sloupcem ve zdrojové tabulce, takže můžeme napsat trojku. Nebo můžeme použít název pole. Název pole se ovšem musí shodovat s názvem v záhlaví ve zdrojové tabulce. Nicméně nerozlišují se velká a malá písmena. Takže můžeme v uvozovkách napsat slovo „Tržba“ a nebo pokud máme pole nazvaná stejně, takže můžeme označit slovo tržba, které máme napsané vedle výpočtu. Následuje středník a posledním parametrem je kritérium. Kritérium máme jedno, pouze produkt, takže kritérium stačí označit, ale rovněž nesmíme zapomenout označit i záhlaví tabulky u kritérií, kde se názvy opět musí shodovat s názvy v záhlaví tabulky.

Databázové funkce 2

Způsob, jak databázové funkce fungují je ten, že provádí výpočty na základě záhlaví. Proto je klíčové označit zdrojovou tabulku včetně záhlaví. Ve funkci DSUMA jsme tedy nejprve označili celou zdrojovou tabulku, následně jsme funkci DSUMA řekli, nad kterým sloupcem má provést výpočet, tedy nad sloupcem Tržba. A následně jsme určili kritérium, kde opět funkce DSUMA poznala podle záhlaví, nad kterým sloupcem má kritérium uplatnit.

Funkce je hotová, takže ji potvrdíme a vrátil se správný výsledek. 

Když jsme si ukázali základní použití databázových funkcí, tak v dalším příkladu přidáme ještě jedno kritérium. Tentokrát chceme provést výpočty pro vybraný produkt, pokud se tržba stala po vybraném datumu. Máme zde tedy dvě kritéria a jelikož jsou kritéria uvedená na jednom řádku, tak musejí obě platit zároveň.

DSUMA

Začneme opět součtem tržeb. Napíšeme funkci DSUMA, kde v parametru databáze označíme celou zdrojovou tabulku, a to včetně záhlaví. Následuje parametr pole, což je sloupec, nad kterým chceme ve zdrojové tabulce provést výpočet. Pole zde máme nazvané stejně jako v záhlaví zdrojové tabulky, takže můžeme označit toto pole. A posledním parametrem je kritérium, což je tabulka s kritérii, včetně záhlaví. Funkci ukončíme a potvrdíme a funkce DSUMA vrátila správný součet pro vícenásobné kritérium.

Databázové funkce 3

Co by se stalo, pokud bychom název v záhlaví tabulky s kritérii změnili tak, že by se neshodoval s názvem ve zdrojové tabulce? V takovém případě by výpočet přestal počítat. Aby funkce začala zase počítat, tak bychom museli název změnit na stejný jako ve zdrojové tabulce.  

DPOČET

Vrhneme se na druhý příklad. Teď chceme spočítat, kolik transakcí v tabulce splňuje zadaná kritéria. Zkusíme druhou databázovou funkci DPOČET, anglicky funkce DCOUNT. Příjemným bonusem databázových funkcí je to, že mají všechny stejný syntax, tedy stejné parametry. To znamená, že i u funkce DPOČET nejprve označujeme zdrojovou tabulku včetně záhlaví. Následuje parametr pole. Všimněte si, že jsem zde nazvala pole jinak, než jaký máme název ve zdrojové tabulce. Pořád chceme spočítat počet tržeb u produktu A po 15.1.2023, ale název pole je zde jiný. Můžeme buď použít pořadové číslo sloupce, tedy trojku a nebo název sloupce do pole jednoduše napsat. Napsali bychom Tržba v uvozovkách, jelikož se jedná o textovou hodnotu. Posledním parametrem jsou opět kritéria včetně záhlaví. Funkci potvrdíme a vrátilo se číslo šest, což je správně. V tabulce máme šest transakcí pro produkt A po 15.1.2023. Pokud nějaké kritérium změníme, tak se výpočet samozřejmě přepočítá.

DPRŮMĚR

Pro výpočet průměru můžeme použít databázovou funkcí DPRŮMĚR, anglicky funkci DAVERAGE. Opět má i tato funkce stejné parametry. Napíšeme funkci DPRŮMĚR, kde označíme celou zdrojovou tabulku. Pole zde opět nemáme nazvané stejně, takže tentokrát do parametru pole napíšeme trojku, jelikož chceme spočítat průměr tržeb, což je třetí sloupec zdrojové tabulky. A jako kritérium označíme naše dvě kritéria včetně záhlaví tabulky. Funkci ukončíme a potvrdíme.

Databázové funkce 5

DMIN a DMAX

Ještě si ukážeme funkce DMIN a DMAX. Postup je stejný. Nejprve chceme dle zadaných kritérií najít nejnižší tržbu v tabulce. Začneme s funkcí DMIN, kde označíme celou zdrojovou tabulku, tentokrát ji plně zafixujeme pro řádky i sloupce pomocí klávesy F4. Následuje název pole. Zde máme rovněž rozdílný název od záhlaví, takže opět napíšeme slovo tržba v uvozovkách. Následuje parametr kritérium, kde označíme kritéria včetně záhlaví a zafixujeme plně klávesou F4. Funkci potvrdíme a vrátila se nejnižší tržba pro produkt A po 15.1.2023. 

Databázové funkce 6

Jelikož jsme buňky ve vzorci schválně zafixovali, abych mohli funkci stahovat dolů, tak pro maximální hodnotu můžeme tuto funkci stáhnout dolů a jen změnit funkci. Takže DMIN přepíšeme na DMAX a potvrdíme. Teď se vrátila maximální tržba pro produkt A po zvoleném datumu. Pokud jakékoliv kritérium změníme, tak se všechny výpočty přepočítají.  

Databázové funkce 7

Jedinou drobnou nevýhodou databázových funkcí je to, že je nemůžeme stahovat dolů pro více řádků.

Možná si teď říkáte, proč byste databázovým funkcím měli věnovat pozornost, když máme funkce jako SMIFS a COUNTIS? Na tuto otázku odpovídáme v navazujícím videu pro členy Akademie Excelu, ve kterém si ukážeme, jak v databázových funkcích používat vícenásobné podmínky A i NEBO a proč jsou databázové funkce daleko lepší pro použití s vícenásobnou logickou podmínkou NEBO a kombinací logických podmínek A i NEBO v rámci několika kritérií než funkce SUMIFS a COUNTIFS.

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT

Jedna odpověď

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *