Jak používat ikony v podmíněném formátu | Podmíněné formátování

V dnešním videu si ukážeme, jak v podmíněném formátu používat ikony. V minulých videích jsme si již ukázali jak s podmíněným formátem pracovat, jak podmíněné formátování používat v grafech a nebo jak používat podmíněné formátování na základě vzorců. Ukážeme si použití ikon v podmíněném formátu od základního použití až po zobrazení změn mezi dvěma hodnotami. A pokud vás někdy zajímalo, na základě jakého pravidla se ikony zobrazují v základním nastavení, tak vydržte až na závěr videa. Ze začátku totiž není úplně zřejmé, na základě jakého pravidla se ikony v základním nastavení zobrazují.

Excelový soubor ke stažení

Ikony v podmíněném formátu v Excelu

V prvním příkladu si ukážeme, jak s ikona v podmíněném formátu pracovat. V tabulce máme hodnoty, na kterých si podmíněné formátování zkusíme. Nejprve se podíváme na možnosti, které nám podmíněné formátování nabízí. Na kartě Domů najdeme podmíněné formátování a zde najdeme Sady ikon. Na výběr máme z velkého množství ikon, od šipek a vlajek až po semafor.

Ikony v podmíněném formátu v Excelu 1
Obrázek č.1 Nabídka sady ikon v podmíněném formátování

Základní použití ikon

Řekněme, že bychom u čísel, která jsou menší jak 100 chtěli zobrazit červenou vlajku, u čísel mezi 100 a 300 oranžovou vlajku a u čísel nad 300 zelenou vlajku. Označíme hodnoty, na které chceme podmíněný formát uplatnit a vybereme Podmíněné formátování, Sady ikon a Další pravidla. Rozbalí se okno, ve kterém můžeme formát nastavit. V okně Styl ikon vybereme požadované ikony, tedy vlajky. Dole v podokně nastavíme barvy pro jednotlivé vlajky. Zelenou vlajku chceme zobrazit u hodnot, které jsou vyšší nebo rovny než 300. Teď máme pole nastavené na procenta, takže nejprve toto pole změníme na číslo a následně do pole hodnota napíšeme 300. Oranžovou vlajku chceme pro čísla, která jsou mezi hodnotami 100 a 300. Takže nejprve opět změníme procenta na čísla a následně do pole hodnota napíšeme 100. Hodnotu 100 ovšem chceme ještě zobrazit červeně, takže změníme u hodnoty znaménka z větší nebo rovno na pouze větší. Formát máme nastavený, takže potvrdíme. A vypadá to, že se podmíněné formátování zobrazilo správně. U hodnot, které jsou menší nebo rovno 100 máme červenou vlajku, u hodnot mezi 100 a 300 máme oranžovou vlajku a u hodnot nad 300, včetně čísla 300 máme zelenou vlajku.

 

Ikony v podmíněném formátu v Excelu 2
Obrázek č.2 Základní použití ikon v podmíněném formátování

Ikony v podmíněném formátu jsou samozřejmě dynamické, takže pokud jakékoliv číslo změníme, tak se podmíněný formát automaticky přizpůsobí.

Ikony pro mezihodnotovou změnu

Nejčastěji se ovšem ikony používají, když chceme vyjádřit například meziměsíční nebo meziroční změnu. To si ukážeme na dalším příkladu. Ve dvou sloupcích máme hodnoty za leden a únor a pomocí podmíněného formátu bychom rádi zobrazily, zda je hodnota ve druhém sloupci meziměsíčně vyšší, nižší nebo stejná. Mohlo by nás napadnout použít podobnou techniku s odkazem na buňku jako u podmíněného formátování pomocí vzorce. V takovém případě bychom označili hodnoty ve druhém sloupci, vybrali podmíněné formátování a sady ikon a Další pravidla. V buňce hodnota bychom napsali rovná se a označili první buňku v prvním sloupci, kterou bychom zafixovali pouze pro sloupce. Nemusíme ani pokračovat a hned vám ukáži, proč tento způsob nebude fungovat. Pokud se pokusíme potvrdit toto zadání, tak na nás vyskočí upozornění, že u datových pruhů, škál a ikon nemůžeme použít relativní odkazy. Použijeme tedy jiný přístup.

Ikony v podmíněném formátu v Excelu 3
Obrázek č.3 Ikony nedovolují relativní odkazy na buňky

Vytvoříme třetí sloupec, ve kterém dopočítáme rozdíl mezi dvěma hodnotami. Změna je hodnota 2 mínus hodnota 1. Stáhneme vzorec dolů pro ostatní buňky. Pokud je číslo kladné, tak to znamená, že hodnota vzrostla a chceme u ní zobrazit zelenou šipku. Pokud je číslo záporné, chceme zobrazit červenou šipku a pokud je rozdíl nula, tak oranžovou šipku.

Ikony v podmíněném formátu v Excelu 5
Obrázek č.4 Pomocný sloupec pro ikony

Označíme hodnoty ve třetím sloupci a najdeme Podmíněné formátování a Sady Ikon a vybereme Další pravidla. Jako typ ikony vybereme šipky. Opět nejprve změníme typ procenta na čísla a to u obou hodnot. Hodnoty, které jsou vyšší jak nula mají být zelené, takže změníme znaménko na vyšší než a jako hodnotu napíšeme nulu. Pro hodnoty rovnající se nule se má zobrazit oranžová šipka. Takže jako znaménko vybereme větší nebo rovno nule a pro hodnoty nižší jak nula se automaticky nastavila červená šipka. Formát potvrdíme.

Obrázek č.5 Ikony pro mezihodnotovou změnu

Stejně tak můžeme místo šipek u jednotlivých čísel zobrazit například semafor. Označíme hodnoty a vybereme Podmíněné formátování, Spravovat pravidla. Vybereme pravidlo a klikneme na Upravit. Místo šipek vybereme semafor a potvrdíme.

Ikony v podmíněném formátu v Excelu 6
Obrázek č.6 Úprava pravidla podmíněného formátování

Obrácené pořadí ikon

Může se vám rovněž stát, že budete chtít změnu zobrazit obráceně. Tedy že růst má být zobrazený jako červený, a pokles jako zelený. Tím pádem bychom se k pravidlu ještě jednou vrátili, označíme hodnoty a vybereme Podmíněný formát a Spravovat pravidla. Vybereme pravidlo a Upravit. A jediné, co změníme je, že vybereme Obrátit pořadí ikon. Tím se barvy u semaforu přehodí. Potvrdíme a barvy se u semaforu zobrazily obráceně. 

Ikony v podmíněném formátu v Excelu 7
Obrázek č.7 Obrácené pořadí ikon

Zobrazit pouze ikony

Poslední, co se vám může hodit, je, že nebudete chtít zobrazit hodnoty, ale pouze ikony. Naposledy se k pravidlu vrátíme > označíme buňky > Podmíněný formát > Spravovat pravidlo > Upravit pravidlo. A zde nahoře máme možnost Zobrazit pouze ikony. Zaškrtneme toto pole a potvrdíme. Tím čísla z buněk zmizí a zůstanou pouze ikony, které vyjadřují změnu. Když teď kliknete na buňku, tak se vám místo hodnoty zobrazí pouze vzorec, na základě kterého byla hodnota spočítána.

Ikony v podmíněném formátu v Excelu 8
Obrázek č.8 Zobrazit pouze ikony

Základní nastavení ikon

Pro zvídavé z vás si teď ještě ukážeme, na základě jakého pravidla se zobrazují ikony v základním nastavení. Použijeme ty samé hodnoty jako doposud. Označíme hodnoty a v Podmíněném formátu vybereme Sady ikon a bez jakéhokoliv dalšího nastavení vybereme třeba vlajky. U hodnot se zobrazily vlajky, kde není na první pohled zcela zřejmé na základě jakého pravidla se k hodnotám přiřadily barvy. Označíme tedy buňky a vybereme Podmíněný formát a Spravovat pravidlo. Vybereme Upravit pravidlo a podíváme se na základní nastavení. Je zde nastaveno, že u většího nebo rovno než 67 % se má zobrazit zelená vlajky, u většího nebo rovno než 33 % se má zobrazit oranžová vlajka a pro zbytek červená.

Ikony v podmíněném formátu v Excelu 9
Obrázek č.9 Základní nastavení ikon

Když jsem poprvé toto pravidlo zkoumala, tak mě nejprve napadlo, že se na zeleno obarví hodnoty, které budou v rozpětí 67 % do maximální hodnoty. Tedy, že bych maximální hodnotu vzala jako 100 % a ostatní čísla vztáhla k tomuto číslu. Jak ale vidíme, tak tato teorie nefunguje, jelikož hodnota 505 je v intervalu vyšším než 67 % a je stále oranžová. Až později jsem narazila na vysvětlení vzorce, na základě obarvení funguje.

Pravidla, na základě níž se barvy zobrazují jsou následující.

MIN + 0,67*(MAX-MIN)

MIN + 0,33*(MAX-MIN)

Obrázek č.10 Základní nastavení ikon - pravidla

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT

Dynamický prodejní report v Excelu | Microsoft 365

V dnešním videu se podíváme na to, jak pomocí dynamických funkcí v Excelu vytvořit plně dynamický prodejní report. Dynamické funkce, které budeme dnes pro vytvoření prodejního reportu

Začínáme s Power BI | Excel a Power BI

V dnešním videu se podíváme na základy práce v Power BI. Power BI je nástroj od společnosti Microsoft, který slouží k interaktivní vizualizaci a analýze dat. Specifikem Power

2 komentáře

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *