Známe to všichni. Vytvoříme excelový model, vyplníme ho daty a pošleme ho kolegovi. Kolega nám Excel pošle zpátky s komentářem, že „JEN“ změnil pár údajů. Už nám ale zapomene říct, které údaje změnil. Pokud máme v excelovém souboru více listů a dat, tak může trvat hodiny, než porovnáme nový excel s tím původním, abychom zjistili, kde a kdo udělal jaké změny. Věděli jste ale, že Excel dovoluje sledování provedených změn stejně jako třeba Word? Pojďme si to ukázat.
Excelový soubor ke stažení
Sledování provedených změn v Excelu
Z nějakého důvodu není možnost sledování provedených změn u většiny z nás v základním nastavení Excelu zapnutá. Proto o ní hodně uživatelů Excelu ani neví. Abyste v Excelu byli schopní sledovat provedené změny, tak tuto možnost musíte nejdřív v Excelu povolit. Nejprve zkontrolujte, že tuto možnost nemáte již povolenou. Pokud byste měli sledování provedených změn povolené, tak byste tuto možnost našli v záložce Revize.
Pokud tam možnost sledování provedených změn nevidíte, tak ji musíme přidat. Najeďte myší na záložku Revize a klikněte na tuto záložku pravým tlačítkem myši. Zde v nabídce vyberte Přizpůsobit pás karet. Rozbalí se vám Možnosti pásu karet. Ve druhém okně označíme záložku Revize a dole klikneme na Nová skupina. Pod záložku revize se přidala nová složka, klikněte na ní pravým tlačítkem a vyberte Přejmenovat. Nazveme ji třeba Sledování změn a potvrdíme.
Teď přidáme sledování provedených změn do této záložky. V rozbalovacím seznamu nad prvním oknem vybereme Všechny příkazy a vybereme Sledovat změny. Možnost sledování provedených změn se přidala na pás karet do záložky, kterou jsme nazvali Sledování změn. Potvrdíme a zkontrolujeme pás karet. V záložce Revize se objevila nová záložka se sledováním provedených změn.
Sledování provedených změn – nastavení
Pokud chceme začít sledovat provedené změny v Excelu, tak klikneme na možnost Sledovat změny. Ve vyskakovacím okně musíme zaškrtnout Sledovat změny během úprav. Na výběr máme:
- Kdy: tedy od kdy se mají sledovat provedené změny v Excelu. Můžeme zde specifikovat, od kdy chceme sledování provedených změn zahájit. Na výběr máme například od posledního uložení Excelu, od specifického data nebo vždy.
- Kdo: Stejně tak můžeme vybrat, čí změny se budou sledovat. Můžeme sledovat jak naše vlastní změny, tak změny ostatních.
- Kde: V poslední variantě Kde můžete vybrat pouze určitou oblast v Excelu, která bude sledování provedených změn podléhat. Pokud toto pole nevyplníme, bude Excel sledovat provedené změny v celém excelovém sešitu.
- Jak: Můžeme rovněž vybrat, jakým způsobem chceme provedené změny ukázat. Na výběr máme ze zvýraznění změn přímo v místě změny a nebo můžeme zobrazit změny na novém listu Excelu
Nastavení sledování provedených změn potvrdíme a Excel zobrazí hlášku, že zapnutím sledování provedených změn se Excelový soubor automaticky uloží. Toto upozornění potvrdíme a zkusíme provést nějakou změnu v tabulce. Změníme několik čísel a vidíme, že se u změněných buněk objevil trojúhelník a buňka se orámovala. Pokud na buňku klikneme, objeví se komentář s tím, kdo změnu provedl, kdy a dokonce i to, jak buňku změnil. Pokud jsme v parametru Kde vybrali specifickou oblast buněk a provedeme změnu mimo tuto nastavenou oblast, tak se u buňky žádné upozornění nezobrazí.
Přijmutí nebo odmítnutí provedených změn v Excelu
Pokud s provedenou změnou budete souhlasit, nebo i nesouhlasit, tak nejprve kliknete na jednu z provedených změn a vrátíte se ke kartě Sledování změn a vyberete Přijmout nebo odmítnout změny. Excel vás zase upozorní, že touto akcí dojde k uložení Excelu. Potvrdíme upozornění a po potvrzení se vám rozbalí okno, kde si můžete vybrat čí změny chcete projít, případně které.
Máte na výběr vybrat změny, které jste ještě nekontrolovali nebo změny od určitého data. Stejně tak můžete vybrat, čí změny chcete vybrat. Můžete tak vybrat, že chcete projít změny, které nejsou vaše a nebo všechny změny. V možnosti přijmutí a odmítnutí změn máme na výběr přijmutí změny, odmítnutí změny a nebo přijmutí všech změn, stejně jako odmítnutí všech změn. Pokud chcete procházet každou změnu zvlášť, tak postupně budete vybírat, zda změnu potvrzujete nebo odmítáte. Nebo můžete vybrat, že přijímáte nebo odmítáte všechny změny najednou.
Po přijmutí provedených změn zůstanou změněné buňky orámované a označené. Když budete se změnami hotovi, tak vyberete na kartě Revize možnost Zrušit sdílení sešitu, čímž vypnete sledování změn a rovněž tím zmizí tento specifický formát sledovaných buněk. Nebo vyberete znovu Sledování změn a odškrtnete pole Sledovat změny během úprav.
Kromě zvýraznění změn přímo ve změněných buňkách máme na výběr i možnost zobrazení provedených změn na zvláštním listu. Pokud bychom chtěli vidět všechny změny na zvláštním listu, tak nejprve zapneme sledování provedených změn v Excelu, provedeme nějaké změny, excelový soubor uložíme a opětovně vybereme možnost Sledování změn a vybereme Zobrazit změny na novém listu. Excel přidá nový list s názvem Historie, kde se zobrazí všechny provedené změny, včetně toho, kdo ji provedl, kdy a o jakou změnu se jednalo. List Historie změn zmizí až když zrušíte sledování daného excelového souboru.
