Rozbalovací seznam v Excelu pro začátečníky | Ověření dat v Excelu

Rozbalovací seznam je seznam, který se v Excelu rozbalí v jedné buňce. Jedná se o přednastavený seznam hodnot, ze kterých lze v Excelu vybírat. Rozbalovací seznam se hodí všude tam, kde potřebujete, aby někdo vybral hodnotu z předem určeného seznamu. V Excelu je rozbalovací seznam součástí Ověření dat. V dnešním videu si projdeme, jak rozbalovací seznam do buňky vložit, jak s nim pracovat, jak ho upravovat a jak docílit toho, že se rozbalovací seznam bude dynamicky rozrůstat i po přidání nových hodnot.

Pro ty z vás, kteří preferují textový návod před videem, je pod videem i podrobný textový návod. 

Pokud potřebujete vytvořit vyhledávací rozbalovací seznam, tak se podívejte na video Jak vytvořit vyhledávací rozbalovací seznam v Excelu

Excelový soubor ke stažení

Jak vložit do buňky rozbalovací seznam?

Do obarvené buňky D4 chceme vložit rozbalovací seznam, který bude obsahovat dny v týdnu, které jsou uvedené v buňkách B4:B10. Rozbalovací seznam je součástí Ověření dat, které najdeme na horní liště v excelovém souboru pod záložkou Data. Zde v sekci Datové nástroje najdete možnost Ověření dat. V okně Ověření dat se přepneme do záložky Nastavení. V rozbalovacím seznamu vybereme místo Jakoukoli hodnotu možnost Seznam.

Rozbalovací seznam
Obrázek č.1 Jak vložit rozbalovací seznam

Máme v zásadě dva způsoby, jak rozbalovací seznam vytvořit. Do pole Zdroj můžeme jednotlivé položky seznamu napsat a oddělit je středníkem. Tím se vytvoří seznam, který v sobě má natvrdo zaznamenané hodnoty.

Rozbalovací seznam
Obrázek č.2 Rozbalovací seznam v buňce

Pokud bychom chtěli vepsané hodnoty změnit, tak přes kartu Data otevřít Ověření dat a v poli Zdroj změnit hodnoty.  

Druhou možností, jak položky dostat do seznamu, je kliknout do pole Zdroj a označit buňky v excelovém souboru, kde máme položky seznamu vepsané. V našem případě bychom označili buňky B4:B10. Výhodou odkazu na buňky, oproti vepsání hodnot přímo do rozbalovacího seznamu, je to, že se změna v buňkách B4:B10 okamžitě projeví i v rozbalovacím seznamu, bez toho, abychom ho museli manuálně upravovat.

Rozbalovací seznam
Obrázek č.3 Rozbalovací seznam v buňce

Zdrojem rozbalovacího seznamu mohou být slova, čísla, odkazy na oblasti buněk, nebo názvy polí ze správce názvů.

Nastavení rozbalovacího seznamu

Zpráva při zadávání

V okně Ověření dat na záložce Zpráva při zadávání můžeme stanovit, co se uživateli zobrazí jako nápověda, když se dostane k rozbalovacímu seznamu. Můžeme zde stanovit nejen zprávu při zadávání, ale i nadpis. V našem příkladu jako nadpis napíšeme Pokyny a jako zprávu napíšeme Prosím vyberte den v týdnu. Pokud následně najedete myší na rozbalovací seznam v buňce, tak se vám zobrazí zpráva, kterou jste nastavili v poli Zpráva při zadávání.

Rozbalovací seznam
Obrázek č.4 Zpráva při zadávání v rozbalovacím seznamu
Chybové hlášení v rozbalovacím seznamu

Pokud by se přeci jen někdo snažil do buňky s rozbalovacím seznamem vepsat něco jiného, tak Excel vrátí chybové hlášení. Toto chybové hlášení si rovněž můžete upravit. Stejně jako u zprávy při zadávání máme možnost při tvorbě rozbalovacího seznamu přidat i zprávu, která se zobrazí při chybném použití rozbalovacího seznamu. Pro nastavení chybové zprávy využijte v okně Ověření dat záložku Chybové hlášení. Kromě vzkazu chybového hlášení zde můžete vybrat i ikonu, která se při chybě zobrazí. Do pole nadpisu napíšeme slovo Chyba, do chybového hlášení napíšeme Prosím vyberte hodnotu ze seznamu a ikonu ponecháme.

Rozbalovací seznam
Obrázek č.5 Chybové hlášení v rozbalovacím seznamu

Chybové hlášení můžete rovněž vypnout. Stačí na kartě Chybové hlášení odškrtnout možnost Po zadání neplatných dat zobrazovat chybové hlášení. V takovém případě bude ale moci kdokoliv rozbalovací seznam přepsat jinými hodnotami.

Rozbalovací seznam a duplicity

V dalším příkladu chceme vytvořit rozbalovací seznam ze seznamu společností ve sloupci H5:H21. V seznamu společností se ovšem vyskytují duplicitní záznamy. Pokud bychom z tohoto seznamu společností vytvořili rozbalovací seznam, tak bude rozbalovací seznam obsahovat rovněž duplicitní záznamy.

To ve většině případů není žádoucí. V takovém případě je lepší si někde vedle vytvořit pomocný seznam, který bude zdrojem rozbalovacího seznamu. Seznam společností s duplicitami si můžeme jednoduše zkopírovat a vložit někam vedle na list a odstranit ze seznamu duplicity. Duplicity odstraníme tak, že seznam společností označíme a na kartě Data vybereme Odstranit duplicity. Tím zůstane seznam s jedinečným seznam společností, který teď můžeme použít jako zdroj pro rozbalovací seznam.

Obrázek č.6 Rozbalovací seznam bez duplicit

Seřazení hodnot v rozbalovacím seznamu

Pokud chcete mít seznam hodnot v rozbalovacím seznamu seřazený, tak musíte nejprve seřadit zdrojová data. V našem případě tedy seřadíme seznam společností a tím, že se v rozbalovacím seznamu odkazujeme přímo na tento seznam, se pořadí přenese i do rozbalovacího seznamu.

Doplnění hodnot do rozbalovacího seznamu

Změna zdrojových hodnot

Zdrojové hodnoty, které tvoří rozbalovací seznam, se mohou časem rozrůstat. Pokud na konec zdrojového seznamu přidáme novou společnost, tak se rozbalovací seznam automaticky nerozšíří. V takovém případě se musíme vrátit k nastavení rozbalovacího seznamu a upravit rozpětí buněk v poli Zdroj. Když do pole Zdroj kliknete myší, tak se vám označí buňky, které jsou zdrojem rozbalovacího seznamu, jednoduše tak zjistíte, které buňky vám v seznamu chybí.

Vložení hodnot do seznamu

Druhou možností je vložit novou společnost někam doprostřed seznamu. Tím, že novou hodnotu přidáme doprostřed seznamu, tak ji rozbalovací seznam automaticky zahrne do rozbalovacího seznamu a není tak potřeba rozbalovací seznam manuálně upravovat.

Oficiální excelová tabulka jako zdroj

Poslední možností jak automaticky aktualizovat rozbalovací seznam, je využít výhod oficiální excelové tabulky. Zdrojový seznam přeměníme na oficiální excelovou tabulku. Když do oficiální excelové tabulky dodáme nová data, tak se tabulka automaticky aktualizuje a tím se nové hodnoty automaticky zahrnou do rozbalovacího seznamu.

Kopírování rozbalovacího seznamu

Rozbalovací seznam můžeme i kopírovat. Jednoduše označíme buňku, ve které je rozbalovací seznam, zkopírujeme a vložíme ji do nové buňky. Rozbalovací seznam se přenesl. A je to proto, protože se rozpětí buněk v rozbalovacím seznamu v poli Zdroj automaticky zafixuje jak pro řádky, tak sloupce. Když tedy rozbalovací seznam zkopírujeme a vložíme ho někam jinam, tak se zdroj rozbalovacího seznamu stále odkazuje na původní seznam.

Rozbalovací seznam z jiného listu

Někdy se vám stane, že máte zdrojový seznam na jiném excelovém listu, než kam potřebujete vložit rozbalovací seznam. V tomto případě máme list společností na listu Zdroj a rozbalovací seznam chceme vložit na list Rozbalovací seznam. Klikneme do buňky, kde chceme mít rozbalovací seznam, otevřeme okno Ověření dat a klikneme do pole Zdroj. Teď se stačí přepnout na list Zdroj, označit seznam a potvrdit.

Smazání rozbalovacího seznamu

Pokud potřebujete z buňky rozbalovací seznam smazat, tak otevřete okno Ověření dat a v poli Povolit vyberte místo Seznamu Jakoukoli hodnotu. Tím rozbalovací seznam zmizí z buňky.

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *